Không có quy định chung buộc người mua hay người bán phải trả phí giám định cổ vật trong một giao dịch tư nhân; đây là chuyện hai bên thoả thuận. Cách chia được nhiều người chấp nhận nhất là: một bên ứng trước, rồi bên có mô tả không đúng với kết luận chịu phí cuối cùng. Muốn cách đó chạy được, giấy mua bán phải định nghĩa rõ thế nào là "đúng" và "không đúng", và nói trước phí xử lý ra sao khi kết luận lửng.
Bài này không nêu mức phí cụ thể, vì phí khác nhau theo nơi giám định, loại đồ, số phép đo và thời điểm. Bài chỉ ra các khoản tạo nên tổng chi phí, bốn cách chia phổ biến, cách ứng và hoàn tiền, và những khoản phát sinh hay bị quên cho tới khi hai bên ngồi tính với nhau.
Tổng chi phí giám định gồm những khoản nào
Khi nói "phí giám định", nhiều người chỉ nghĩ tới khoản trả cho nơi giám định. Trên thực tế, một lần giám định món đồ xưa có thể kéo theo nhiều khoản khác, và khoản nào cũng có thể thành chuyện nếu không ai nhận trước.
- Phí dịch vụ giám định của cơ sở hoặc chuyên gia, thường tính theo món, theo loại đồ hoặc theo mức độ phức tạp.
- Phí phân tích vật liệu nếu nơi giám định đề nghị đo thành phần, định tuổi hay soi dưới thiết bị chuyên dụng; khoản này có khi do một phòng thí nghiệm khác thu.
- Đóng gói và vận chuyển: hộp chuyên dụng, vật liệu chèn, xe đi lại, có khi là bảo hiểm hàng hoá.
- Đi lại của người đại diện khi hai bên ở hai tỉnh, hoặc phí mời người giám định tới tận nơi với đồ khó di chuyển.
- Giám định bổ sung hoặc giám định lại khi kết luận đầu chưa đủ cơ sở.
- Công chứng, chứng thực giấy mua bán hay biên bản bàn giao nếu hai bên muốn.
- Dịch thuật khi món đồ có giấy tờ cũ bằng tiếng nước ngoài hoặc chữ Hán Nôm cần đọc.
Hai bên nên liệt kê các khoản dự kiến ngay khi chọn nơi giám định, hỏi nơi đó báo trước phần của họ, rồi mới bàn chia. Bàn chia trên một con số mơ hồ là bàn suông.
Bốn cách chia phí và lúc nào hợp
Mỗi cách chia có lý lẽ riêng. Bảng dưới so bốn cách thường gặp; con số trong ví dụ đều là ví dụ giả định, không phải mức phí thật.
| Cách chia | Lý lẽ | Hợp khi | Rủi ro |
|---|---|---|---|
| Người mua trả hết | Người mua là bên muốn kiểm, nên bỏ tiền kiểm | Món đồ giá trị vừa phải, người bán không cam kết niên đại cụ thể | Người bán không chịu gì dù mô tả sai, dễ mô tả quá đà |
| Người bán trả hết | Người bán đưa ra lời mô tả, nên chứng minh lời mình | Người bán là cửa hàng, nhà buôn chuyên nghiệp | Người bán có thể đòi chọn nơi giám định vì mình trả tiền |
| Chia đôi | Hai bên cùng hưởng lợi từ sự rõ ràng | Giao dịch giữa người quen, giá trị không quá lớn | Bên đúng vẫn thấy thiệt khi kết quả bất lợi do bên kia |
| Bên sai chịu | Ai mô tả sai hoặc nghi ngờ sai thì trả | Món đồ giá trị lớn, mô tả rõ ràng bằng chữ | Cần định nghĩa "sai" thật kỹ, nhất là với kết luận lửng |
Cách "bên sai chịu" thường công bằng nhất, nhưng chỉ chạy được khi lời mô tả của người bán đã được viết ra và ký. Nếu người bán chỉ nói miệng "đồ xưa đấy", sẽ không có chuẩn nào để biết ai sai.
Định nghĩa "sai" trước khi dùng cách bên sai chịu
Giả sử người bán mô tả bằng chữ: "lọ gốm men nâu, thời Trần, nguyên vẹn". Kết luận giám định có thể trả về nhiều dạng: đúng hoàn toàn; đúng niên đại nhưng miệng lọ đã gắn lại; gốm xưa nhưng muộn hơn thời Trần; đồ mới làm giả cổ; hoặc không đủ cơ sở kết luận. Với ba dạng giữa, ai là bên sai?
Giấy mua bán nên trả lời từng trường hợp. Một cách viết thường gặp: lời mô tả có ba thành phần là niên đại, chất liệu và tình trạng; nếu kết luận lệch ở bất kỳ thành phần nào, người bán chịu phí và người mua được chọn huỷ hay mua tiếp. Một cách khác mềm hơn: lệch về niên đại hoặc là đồ mới thì người bán chịu phí; lệch về tình trạng như có phục chế thì chia đôi phí và thương lượng lại.
Điều quan trọng là chọn trước khi biết kết quả. Khi phiếu kết luận đã nằm trên bàn, bên nào cũng tìm được lý lẽ để cho rằng mình không sai. Vì vậy, các bên nên dành thời gian cho đoạn này nhiều hơn cho đoạn giá cả, vì giá cả hai bên đã tự biết mình muốn gì, còn hệ quả của một kết luận lửng thì ít ai nghĩ tới.
Ai ứng trước và hoàn lại thế nào
Dù chia theo cách nào, luôn cần một người ứng tiền cho nơi giám định. Trình tự dưới đây giúp khoản ứng không biến thành khoản nợ dây dưa.
- Ghi tên người ứng trước, thường là bên đề nghị giám định hoặc bên đang giữ món đồ.
- Yêu cầu nơi giám định xuất phiếu thu hoặc hoá đơn ghi rõ nội dung giám định và tên món đồ, để sau này đối chiếu.
- Khi có kết quả, áp đúng bảng chia đã ký; bên phải chịu phí hoàn lại cho bên đã ứng trong một hạn cụ thể.
- Nếu giao dịch tiếp tục, có thể cộng hoặc trừ khoản phí vào số tiền thanh toán còn lại thay vì chuyển qua lại.
- Nếu giao dịch huỷ và người bán đang giữ tiền cọc, có thể trừ phí giám định vào khoản cọc hoàn trả, miễn là giấy đã cho phép như vậy.
Ví dụ giả định: người mua ứng phí giám định một chiếc đĩa men lam. Kết luận cho thấy đĩa là đồ phỏng cổ, trái với mô tả. Theo giấy, người bán chịu phí; người bán hoàn cọc và cộng thêm đúng số phí người mua đã ứng, có phiếu thu kèm theo. Mọi bước đều có giấy, nên không ai phải nhắc ai.
Phí khi kết luận lửng và khi phải giám định lại
Kết luận "không đủ cơ sở kết luận" là tình huống khó chia phí nhất, vì không bên nào sai rõ ràng. Nhiều giao dịch xử lý theo nguyên tắc: lần giám định đầu chia đôi; nếu hai bên đồng ý giám định thêm ở nơi dự phòng, bên muốn tiếp tục giao dịch ứng trước, rồi áp lại bảng chia theo kết quả lần hai.
Giám định lại do một bên không chấp nhận kết luận là chuyện khác. Bên không chấp nhận thường phải tự chịu phí lần giám định lại; nếu lần sau cho kết quả khác hẳn lần đầu và được hai bên thừa nhận, khi đó mới tính chuyện ai hoàn cho ai. Viết sẵn nguyên tắc này giúp ngăn việc một bên cứ đòi giám định hết nơi này tới nơi khác cho tới khi gặp kết quả vừa ý.
Cũng nên tính tới chi phí ngầm: thời gian chờ, những chuyến đi lại, công của người đại diện. Các khoản này khó đòi nếu không ghi trước; với giao dịch người quen, nhiều người chọn bỏ qua cho nhẹ nhàng, nhưng nên nói ra thành lời để không ai thấy bị thiệt mà giữ trong lòng.
Những chỗ hay vướng khi tính phí
Phí được báo theo món nhưng món đồ có nhiều phần. Một bộ ấm chén, một đôi lục bình, một bộ tam sự có thể bị tính thành nhiều món. Hỏi nơi giám định cách tính trước khi gửi.
Phí phát sinh do nơi giám định đề nghị thêm phép đo. Giấy nên nói ai quyết định có làm thêm phép đo hay không, và phần phí thêm chia theo bảng nào.
Phí trả bằng tiền mặt không có phiếu. Khi cần hoàn lại hay đưa ra hoà giải, khoản đó gần như không chứng minh được. Luôn xin phiếu thu.
Một bên tự đi giám định riêng rồi đòi bên kia trả. Lần giám định không nằm trong thoả thuận thì phí do người tự đi chịu, trừ khi bên kia đồng ý sau đó bằng chữ.
Chi phí đi lại tính theo đầu người. Khi mỗi bên cử hai ba người cùng đi, phần đi lại có khi lớn hơn cả phí giám định. Nên thoả thuận mỗi bên tự lo phần người của mình, chỉ chia phần vận chuyển món đồ.
Phí trả bằng ngoại tệ hoặc trả cho phòng thí nghiệm ở nước ngoài. Với một số phép đo chuyên sâu, mẫu có thể phải gửi ra nước ngoài. Ngoài phí, còn có thủ tục mang mẫu ra khỏi Việt Nam, nên phải hỏi kỹ trước, và bảng chia phí nên tính cả khoản chênh lệch tỷ giá nếu có.
Phí giám định khi mua ở cửa hàng hoặc qua người môi giới
Mua đồ xưa ở cửa hàng khác với mua của một gia đình. Cửa hàng là người bán chuyên nghiệp, thường có sẵn chính sách cho khách muốn giám định: có nơi nhận chịu phí nếu kết quả trái với mô tả, có nơi chỉ cho mang đi trong vài ngày và không hoàn phí. Hãy hỏi chính sách đó bằng chữ, đọc kỹ chữ "nếu sai mô tả" được hiểu ra sao, và đề nghị ghi chính sách vào hoá đơn hay phiếu bán hàng.
Qua người môi giới, câu chuyện phí có thêm một tầng. Người môi giới đôi khi đề nghị "lo giám định trọn gói", gộp phí vào giá. Cách này tiện nhưng người mua không biết món đồ được giám định ở đâu, ai ký, và người môi giới có quan hệ gì với nơi đó. Nếu nhận gói như vậy, bạn nên đòi xem phiếu thu của nơi giám định đứng tên ai, và được liên hệ trực tiếp với nơi đó để hỏi lại kết luận.
Ví dụ giả định: một người mua ở Cần Thơ được môi giới đưa đi xem một bộ tách trà cũ tại Vĩnh Long, với lời hứa "giám định xong mới trả tiền, phí bên môi giới lo". Khi kết quả về chỉ là một tin nhắn chụp ảnh phiếu, không có liên hệ của nơi giám định. Người mua nên dừng ở đó và đề nghị giám định lại ở nơi hai bên cùng chọn, tự chia phí theo giấy, thay vì trả tiền dựa trên một tấm ảnh.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để người bán trả phí giám định để chứng tỏ thiện chí không?
Người bán trả phí là một dấu hiệu tự tin, nhưng không thay được việc chọn nơi giám định độc lập. Nếu người bán trả phí và đồng thời chọn nơi giám định, kết quả vẫn có thể bị nghi ngờ. Phí và nơi giám định là hai chuyện nên thoả thuận riêng.
Phí giám định có được trừ vào giá mua không?
Được, nếu hai bên thoả thuận. Cách này hay dùng khi người mua ứng phí và giao dịch tiếp tục: số tiền còn phải trả trừ đi phần phí mà theo giấy người bán phải chịu. Nên ghi rõ phép trừ trong biên bản thanh toán để tránh hiểu nhầm.
Kết luận đúng mô tả nhưng người mua đổi ý không mua nữa thì phí tính sao?
Trường hợp này người mua thường chịu toàn bộ phí giám định, và nếu đã đặt cọc thì việc xử lý cọc theo thoả thuận đặt cọc. Đây là lý do giấy cần tách rõ: phí theo kết quả giám định, còn đổi ý không mua là vi phạm thoả thuận mua bán.
Nơi giám định thu phí nhưng không ra được kết luận thì có được hoàn không?
Tuỳ hợp đồng dịch vụ với nơi giám định. Nhiều nơi vẫn thu phí vì đã bỏ công xem và đo, dù kết luận là không đủ cơ sở. Hãy hỏi trước chính sách này khi gửi đồ và ghi lại câu trả lời.
Có nên chia phí theo tỷ lệ giá trị món đồ không?
Chia theo tỷ lệ giá trị thường làm câu chuyện rối thêm, vì phải thống nhất giá trị trước, mà giá trị lại phụ thuộc vào chính kết quả giám định. Chia theo kết quả, với định nghĩa rõ thế nào là đúng và sai, đơn giản và dễ thực hiện hơn.