Khi đưa cổ vật đi giám định trong lúc mua bán, món đồ cần được ghi nhận tình trạng trước khi rời tay, niêm phong có chữ ký hai bên, giao cho nơi giám định với biên nhận ghi rõ đặc điểm, và đối chiếu lại khi nhận về. Bốn bước đó tạo thành một chuỗi giữ đồ liền mạch, để kết luận giám định chắc chắn nói về đúng món hai bên đang mua bán.
Tranh chấp về tráo đồ ít gặp hơn tranh chấp thật giả, nhưng khi đã xảy ra thì rất khó gỡ: người mua nói đồ nhận về không phải món đã xem, người bán nói người mua mang đồ khác đi giám định. Không có ảnh, không có niêm phong, không có biên nhận thì cả hai đều không chứng minh được gì. Bài này trình bày cách làm từng khâu theo cách người làm bảo tàng giao nhận hiện vật, rút gọn cho giao dịch tư nhân.
Vì sao khâu giao nhận là chỗ dễ vỡ lòng tin nhất
Một món đồ xưa trong giao dịch thường qua nhiều tay: từ tủ của người bán vào hộp, lên xe, vào phòng tiếp nhận của nơi giám định, có khi chuyển tiếp sang một phòng thí nghiệm, rồi quay về. Mỗi lần đổi tay là một khoảng mà bên kia không nhìn thấy. Với đồ có nhiều bản sao trên thị trường, như bát đĩa men lam, đồng tiền, tượng nhỏ, chỉ cần một khoảng trống như vậy là đủ để nghi ngờ.
Nghi ngờ không chỉ nhắm vào người mua hay người bán. Người bán có thể sợ người mua mang đồ thật đi, trả lại một món nhái. Người mua có thể sợ người bán đưa đi giám định một món thật để lấy kết luận, rồi giao món khác. Cả hai cũng có thể lo nơi giám định làm mẻ, làm trầy rồi không nhận.
Thiết kế một chuỗi giao nhận cẩn thận không phải vì nghi ngờ người cụ thể nào, mà để cả hai bên không phải nghi ngờ nhau. Khi đề nghị các bước dưới đây, bạn cứ nói thẳng như vậy; người làm ăn đàng hoàng thường thấy nhẹ nhõm vì được bảo vệ.
Cũng nên nhớ rằng kết luận giám định chỉ nói về món đồ mà nơi giám định đã nhận. Nếu chuỗi giao nhận đứt ở bất kỳ khâu nào, bên có kết quả bất lợi hoàn toàn có lý do để nói kết luận đó không phải của món đồ trong giao dịch. Khi ấy, tiền và công giám định coi như bỏ đi, còn hai bên quay về điểm xuất phát với thêm một mối nghi.
Ghi nhận tình trạng trước khi món đồ rời tay
Việc ghi nhận nên làm khi cả hai bên có mặt, ở nơi đủ sáng, trước khi đóng gói. Mục tiêu là một bộ hồ sơ đủ để nhận ra đúng món đồ này giữa nhiều món giống nó.
- Chụp ảnh đủ các mặt: trước, sau, hai bên, miệng, đáy, kèm một vật đo kích thước đặt cạnh. Chụp bằng hai máy của hai bên để mỗi bên giữ một bộ.
- Chụp cận các đặc điểm riêng không thể làm lại giống hệt: một vết rạn men, bọt khí, vết sứt nhỏ, vết mài ở chân đế, vết mòn của lớp đồng. Đây là "vân tay" của món đồ.
- Đo chiều cao, đường kính, cân trọng lượng bằng một chiếc cân hai bên cùng nhìn; ghi số vào biên bản.
- Ghi bằng lời tình trạng hiện có: sứt, mẻ, gắn, vết sơn mới, đế gỗ kèm theo, hộp kèm theo.
- Hai bên ký vào biên bản và vào mặt sau một bộ ảnh in, hoặc gửi ảnh vào nhóm nhắn tin chung có ghi ngày giờ.
Không nên đánh dấu, dán nhãn trực tiếp lên món đồ, vì keo và mực có thể để lại vết trên bề mặt cổ. Ảnh cận đặc điểm riêng thay được vai trò của dấu đánh.
Niêm phong sao cho đúng
Đóng gói trước, niêm phong sau. Món đồ được bọc, chèn trong hộp cứng; niêm phong dán ngang các mép mở của hộp, không dán lên món đồ.
Ký chéo trên niêm phong. Hai bên ký sao cho chữ ký vắt qua mép giấy niêm phong và mặt hộp; bóc ra là thấy rách chữ ký.
Chụp ảnh niêm phong. Chụp từng mép đã dán, thấy rõ chữ ký, để khi mở có cái đối chiếu.
Mở niêm phong khi có mặt. Thoả thuận nơi giám định chỉ mở hộp khi đại diện hai bên có mặt, hoặc khi có video quay liên tục từ lúc mở; điều này phải được nơi giám định đồng ý trước.
Niêm phong lại sau giám định. Nếu món đồ phải chuyển tiếp sang phòng thí nghiệm khác hoặc quay về, lặp lại bước niêm phong có chữ ký mới.
Dùng vật liệu niêm phong khó thay. Giấy niêm phong tự làm có chữ ký tay, có ngày, có thêm vân tay mực của hai bên thì khó làm lại giống hệt hơn băng dính trơn mua ngoài chợ.
Ghi số niêm phong vào biên bản. Mỗi tờ niêm phong đánh một số thứ tự viết tay; biên bản bàn giao liệt kê các số đó. Khi mở, đếm đủ số tờ và số trùng khớp là một lớp kiểm nữa.
Biên nhận với nơi giám định nên ghi những gì
Khi món đồ vào tay nơi giám định, biên nhận là giấy duy nhất chứng minh nơi đó đã nhận món nào, trong tình trạng nào. Hãy đọc kỹ trước khi ký, đề nghị ghi thêm nếu thiếu.
- Tên, mô tả ngắn, kích thước, trọng lượng món đồ, khớp với biên bản hai bên đã lập.
- Tình trạng lúc nhận: các vết sứt, gắn, phục chế đã thấy; niêm phong còn nguyên hay đã mở trước mặt ai.
- Nội dung yêu cầu giám định và có được lấy mẫu hay không, lấy ở vị trí nào.
- Ngày nhận, ngày dự kiến trả kết quả, người nhận ký tên.
- Ai được nhận lại món đồ và kết quả: một bên, cả hai bên, hay người được uỷ quyền.
- Trách nhiệm của nơi giám định với hư hỏng, mất mát trong thời gian giữ đồ, nếu nơi đó có quy định.
Nếu nơi giám định dùng mẫu biên nhận in sẵn, phần mô tả thường rất ngắn. Bạn có quyền đề nghị ghi thêm vào phần trống hoặc kèm biên bản ghi nhận của hai bên làm phụ lục, có chữ ký người nhận. Một số nơi từ chối ghi tình trạng chi tiết vì không muốn chịu trách nhiệm về lời mô tả; khi đó ít nhất hãy đề nghị họ ký xác nhận vào bộ ảnh hai bên đã chụp.
Quay video liên tục: khi nào cần và quay thế nào
Với món đồ nhỏ, giá trị lớn, dễ có bản sao, nhiều người chọn quay video liên tục ở những khâu quan trọng: lúc ghi nhận tình trạng, lúc đóng gói và dán niêm phong, lúc giao cho nơi giám định, lúc mở hộp và lúc nhận về. Video liên tục, không cắt, có thấy rõ tay người thao tác và món đồ, là bằng chứng mạnh hơn nhiều so với ảnh rời.
Để video có giá trị, nên quay bằng một điện thoại đặt cố định, góc thấy cả bàn và hai bên; nói to ngày giờ và tên món đồ ở đầu đoạn quay; không tạm dừng giữa chừng. Sau đó gửi ngay bản gốc vào nhóm nhắn tin chung để có dấu thời gian, mỗi bên tự lưu một bản. Nếu nơi giám định không cho quay trong phòng làm việc, hãy hỏi họ có tự ghi hình khâu mở hộp không, hoặc chấp nhận để đại diện hai bên có mặt thay cho video.
Quay video cũng cần giữ lịch sự với người giám định và không quay mặt người khác khi họ không đồng ý. Mục đích là ghi lại món đồ và các thao tác trên món đồ, không phải để giám sát con người.
Ai chịu rủi ro nếu đồ vỡ, mất trong lúc giám định
Theo nguyên tắc chung của pháp luật dân sự, chủ sở hữu chịu rủi ro đối với tài sản của mình, trừ khi có thoả thuận khác hoặc luật quy định khác; còn người đang giữ tài sản của người khác có nghĩa vụ bảo quản, làm hư hỏng do lỗi thì phải bồi thường. Áp vào giao dịch cổ vật đang chờ giám định, câu hỏi đầu tiên là: lúc đó món đồ đã thuộc về ai — người bán hay người mua? Giấy mua bán có điều kiện giám định nên trả lời câu này.
Vì món đồ xưa thường không thay thế được, cách thực tế hơn là phân rủi ro theo khâu: trên đường đi, bên vận chuyển chịu; trong thời gian ở nơi giám định, nơi đó chịu theo chính sách của họ nếu có lỗi; phần còn lại theo thoả thuận của hai bên. Nhiều người còn mua bảo hiểm hàng hoá cho chuyến vận chuyển với món đồ giá trị lớn.
Chuyện tính tiền bồi thường một món đồ xưa bị vỡ khó hơn nhiều so với đồ mới, vì giá trị chưa xác định. Bài này không bàn định giá; điều bạn nên làm là thoả thuận trước một mức bồi thường hai bên chấp nhận được, hoặc một cách xác định mức đó, thay vì để tới khi đồ đã vỡ mới bắt đầu bàn.
Nhận lại món đồ và đối chiếu
Khâu nhận lại hay bị làm vội vì ai cũng chỉ chú ý tới phiếu kết luận. Bảng dưới là trình tự đối chiếu gọn, làm trước khi ký nhận.
| Việc cần làm | Đối chiếu với | Nếu không khớp |
|---|---|---|
| Kiểm niêm phong (nếu có) | Ảnh niêm phong lúc gửi | Không mở, ghi ngay vào biên nhận, yêu cầu nơi giám định giải thích |
| Mở hộp, chụp lại các mặt | Bộ ảnh ghi nhận ban đầu | Chỉ rõ điểm khác, chụp cận, ghi vào biên bản |
| Soi các đặc điểm riêng | Ảnh cận vết rạn, bọt khí, vết sứt | Dừng việc nhận, mời bên kia tới đối chiếu cùng |
| Cân, đo lại | Số đo trong biên bản | Ghi chênh lệch; chênh nhỏ do cân khác nhau cần giải thích hợp lý |
| Kiểm vị trí lấy mẫu (nếu có) | Vị trí được phép trong biên nhận | Ghi lại nếu lấy mẫu ngoài vị trí cho phép |
Sau khi đối chiếu xong, người nhận ký vào biên nhận với câu "đã nhận đúng món, tình trạng như lúc gửi" hoặc ghi rõ điểm khác. Câu ghi chú đó, viết ngay tại chỗ, có giá trị hơn mọi lời phàn nàn sau này.
Câu hỏi thường gặp
Có cần cả hai bên cùng đi mang đồ tới nơi giám định không?
Không bắt buộc nếu chuỗi niêm phong đã chặt chẽ. Tuy vậy, với món đồ giá trị lớn, cả hai bên hoặc người đại diện cùng có mặt lúc giao và lúc mở niêm phong là cách đơn giản nhất để khỏi nghi ngờ. Có mặt cũng giúp trả lời ngay các câu hỏi của người giám định về nguồn gốc.
Gửi cổ vật qua dịch vụ chuyển phát đi giám định có an toàn không?
Rủi ro vỡ, thất lạc và khó chứng minh tình trạng là cao hơn so với tự mang. Nếu bắt buộc phải gửi, nên đóng gói chuyên dụng, mua bảo hiểm hàng hoá, quay video lúc đóng gói và lúc mở, và hỏi trước nơi giám định có nhận đồ gửi đến hay không.
Nơi giám định muốn lấy mẫu thì có phải phá niêm phong không?
Có, vì phải mở hộp mới lấy mẫu được. Khi đó nên thoả thuận trước vị trí và kích thước mẫu, có mặt hoặc có video lúc lấy mẫu, và ghi vào biên nhận. Sau khi lấy mẫu, món đồ được niêm phong lại với chữ ký mới.
Phát hiện món đồ nhận về có vết trầy mới thì làm gì?
Ghi ngay vào biên nhận trước khi ký, chụp cận vết trầy cạnh ảnh ghi nhận ban đầu, và thông báo bằng văn bản cho nơi giám định cùng bên kia trong giao dịch. Không nên tự xử lý vết trầy, vì như vậy sẽ mất bằng chứng về tình trạng lúc nhận.
Có nên để người giám định giữ món đồ qua đêm không?
Tuỳ quy trình của nơi giám định. Nhiều phép đo cần thời gian, nên giữ đồ vài ngày là bình thường. Điều quan trọng là có biên nhận, có ảnh ghi nhận, và biết nơi đó cất giữ đồ ở đâu, có chịu trách nhiệm khi mất mát hay không.