Biên nhận giao nhận hiện vật là tờ giấy ghi lại bạn đã giao món gì, gồm bao nhiêu bộ phận, trong tình trạng nào, cho ai, vào lúc nào, và hẹn nhận lại khi nào. Trong suốt thời gian món đồ nằm ở nơi giám định, đó là bằng chứng duy nhất bạn có trong tay. Một biên nhận chỉ ghi "nhận một bình gốm" là không đủ; một biên nhận tốt mô tả đến mức người thứ ba đọc cũng nhận ra được đúng món đồ đó.
Bài này đi qua các dòng nên có trong biên nhận, cách xử lý những trường hợp đặc biệt như đồ có mảnh rời, đồ đã có vết từ trước, đồ cần lấy mẫu, và các bước đối chiếu khi nhận lại. Bài cũng nói về những thói quen giản lược hay gặp khi giao đồ cho người quen và vì sao chúng gây rắc rối về sau.
Những dòng một biên nhận nên có
Nơi giám định có thể có mẫu biên nhận riêng. Đối chiếu mẫu của họ với danh sách dưới; dòng nào thiếu thì đề nghị ghi thêm bằng tay vào phần ghi chú.
- Tên, địa chỉ nơi nhận và họ tên, chức vụ người trực tiếp nhận.
- Họ tên người giao, tư cách giao (chủ sở hữu, đại diện gia đình, người được uỷ quyền).
- Ngày, giờ giao; địa điểm giao (tại quầy hay tại nhà khi giám định tại chỗ).
- Mô tả hiện vật: tên gọi, mã tạm, kích thước chính, chất liệu theo mô tả của người giao, màu sắc chính.
- Số lượng bộ phận và tên từng bộ phận; số túi mảnh rơi kèm theo nếu có.
- Hiện trạng lúc giao: các vết sứt, nứt, sửa chữa đã thấy; ghi chú "khớp với ảnh đối chứng số…" nếu có.
- Giấy tờ bản gốc để lại cùng hiện vật nếu có, ghi tên từng tờ.
- Nội dung yêu cầu giám định và việc đồng ý hay chưa đồng ý lấy mẫu.
- Ngày hẹn trả kết quả và trả hiện vật; cách thông báo.
- Chữ ký hai bên; dấu của nơi nhận nếu là tổ chức.
Biên nhận nên lập thành hai bản giống nhau, mỗi bên giữ một bản. Nếu chỉ có một bản, chụp ảnh rõ toàn bộ tờ biên nhận sau khi đã ký, kể cả mặt sau nếu có chữ.
Mô tả hiện vật đủ để nhận ra đúng món
Dòng mô tả là chỗ biên nhận hay sơ sài nhất. "Một lư đồng", "một tượng gỗ", "một bình men lam" có thể đúng với hàng trăm món khác nhau. Khi có tranh cãi, một mô tả như vậy không giúp phân biệt món bạn giao với một món khác cùng loại. Mục tiêu là người không có mặt hôm giao, chỉ đọc biên nhận và xem ảnh, cũng nhận ra được.
Một mô tả đủ dùng thường có: hình dáng chung, kích thước chính, một hai đặc điểm riêng dễ nhận ra như vết sứt ở vị trí cụ thể, chỗ hàn, hoa văn đặc trưng ở một mặt, dấu chữ ở đáy. Ví dụ giả định: "Lư đồng ba chân, hai quai, cao khoảng hai mươi lăm phân, chân sau bên trái có vết hàn, đáy có ba chữ khắc chưa đọc, nắp rời có núm hình lân". Một dòng như thế đủ để không nhầm lẫn.
Nếu không viết được dài trên mẫu biên nhận, ghi "chi tiết theo phiếu mô tả và bộ ảnh đính kèm", rồi ký nháy lên phiếu mô tả và bản in ảnh, kẹp cùng biên nhận. Bằng cách đó phiếu mô tả bạn tự lập trở thành một phần của biên nhận.
Những trường hợp cần ghi đặc biệt
Đồ có vết từ trước. Ghi rõ từng vết đã có lúc giao. Nếu nơi nhận phát hiện thêm vết mà bạn chưa ghi, cùng xem lại ảnh đối chứng, thống nhất và ghi thêm vào trước khi ký.
Đồ có mảnh vỡ, mảnh rơi. Ghi số mảnh, hoặc nếu quá nhiều mảnh nhỏ thì ghi "một túi mảnh vỡ, khối lượng ước chừng…" kèm ảnh túi mở.
Đồ cần lấy mẫu. Ghi đồng ý hay chưa đồng ý. Nếu đồng ý, ghi vị trí dự kiến lấy mẫu, phương pháp, và việc phần mẫu sau phân tích được trả lại hay huỷ.
Đồ giao kèm bao bì, đế, hộp gốc. Hộp gỗ cũ, đế kê, túi vải đi kèm món đồ đôi khi cũng là dữ kiện. Nếu để lại, ghi vào biên nhận như một bộ phận.
Đồ giao tại chỗ, người giám định mang mẫu về. Biên bản làm việc tại chỗ cần ghi rõ phần nào được mang đi, ai mang, cách niêm phong nếu có.
Thói quen giản lược khi giao cho người quen
Nhiều người đưa đồ cho người quen trong nghề "xem giúp" mà không lấy biên nhận vì ngại. Phần lớn mọi chuyện vẫn ổn. Nhưng khi có vấn đề, ví dụ món đồ trả về có vết mới, thiếu một chiếc chén trong bộ, hoặc người kia nói đã trả mà bạn không nhận, thì không có gì để đối chiếu. Mối quan hệ cũng xấu đi vì mỗi bên một trí nhớ.
Một cách tế nhị là coi biên nhận như thủ tục cho chính mình: "Em ghi lại để nhà em biết đồ đang ở đâu". Một tờ giấy viết tay hai dòng có chữ ký vẫn hơn không có gì. Nếu người kia từ chối ký bất kỳ giấy tờ nào khi nhận một món đồ có giá trị của người khác, đó là điều đáng suy nghĩ lại trước khi giao.
Một thói quen giản lược khác là gửi đồ qua người trung gian, ví dụ nhờ một người bạn mang hộ đến nơi giám định. Khi đó có hai lần giao: bạn giao cho người mang hộ, người mang hộ giao cho nơi giám định. Mỗi lần giao đều nên có ghi nhận. Tốt nhất người mang hộ cầm giấy uỷ quyền của bạn và biên nhận đứng tên bạn là người yêu cầu.
Nhận lại hiện vật: đối chiếu trước khi ký
Lúc nhận lại cũng quan trọng như lúc giao. Đừng ký nhận khi chưa mở hộp.
- Mang theo bản biên nhận lúc giao, phiếu mô tả, bộ ảnh đối chứng và giấy tờ tuỳ thân.
- Đề nghị mở hộp trên bàn, lấy ra từng bộ phận, đếm theo danh sách trên biên nhận.
- Đối chiếu hiện trạng với ảnh: xem kỹ những vùng dễ hư như mép miệng, chân đế, quai, đầu tượng, các góc.
- Nếu có lấy mẫu, xem vị trí lấy mẫu có đúng như đã thoả thuận, dấu để lại có như mô tả.
- Kiểm lại các giấy tờ bản gốc đã để lại, đúng số tờ, đúng tình trạng.
- Nhận kết quả giám định và đọc nhanh phần mô tả hiện vật trong kết quả xem có khớp với món đồ không.
- Nếu mọi thứ khớp, ký nhận. Nếu có điều khác, ghi rõ vào biên bản trả trước khi ký, chụp ảnh, và giữ lại một bản.
Sau khi về nhà, chụp lại bộ ảnh theo đúng các góc cũ và lưu cùng thư mục, ghi là ảnh sau giám định. Đây là mốc tình trạng mới cho hồ sơ của món đồ.
Khi phát hiện hư hại hoặc thiếu sót
Nếu lúc nhận lại phát hiện vết mới hay thiếu bộ phận, việc đầu tiên là giữ bình tĩnh và ghi nhận. Không mang đồ về rồi mới báo; khi đồ đã rời khỏi nơi giám định, rất khó xác định vết xảy ra ở đâu. Ghi nhận tại chỗ bằng biên bản có chữ ký hai bên, kèm ảnh chụp.
Sau đó đối chiếu với điều khoản đã thoả thuận khi giao: nơi giám định chịu trách nhiệm đến đâu, cách bồi thường hay khắc phục ra sao. Với những hư hại nhỏ đã được cảnh báo trước, ví dụ một dấu lấy mẫu rất nhỏ ở đáy, đó không phải hư hại theo nghĩa tranh chấp. Với những hư hại ngoài thoả thuận, hai bên nên thương lượng trên cơ sở biên nhận và ảnh.
Nếu thương lượng không xong, có thể nhờ hoà giải hoặc giải quyết theo quy định của pháp luật dân sự. Bài này không đi vào thủ tục tranh chấp; điều cần nhớ là biên nhận chi tiết và bộ ảnh đối chứng là những thứ quyết định nhiều nhất khi đến bước đó. Nếu việc có giá trị lớn, nên hỏi ý kiến luật sư trước khi gửi bất kỳ văn bản yêu cầu nào.
Một biên nhận ghi đủ trông như thế nào: ví dụ giả định
Ví dụ giả định sau đây giúp hình dung một biên nhận ghi đủ mà vẫn gọn. Một người ở Quảng Ninh mang đến nơi giám định một chiếc hũ gốm có nắp, được ông ngoại để lại. Biên nhận ghi: nơi nhận, người nhận là chuyên viên tiếp nhận; người giao là cháu ngoại, đại diện gia đình theo giấy đồng ý của ba anh chị em kèm theo; ngày giờ giao.
Phần hiện vật ghi: "Hũ gốm men nâu có nắp, mã tạm H01, cao khoảng ba mươi phân tính cả nắp, đường kính thân chỗ phình nhất khoảng hai mươi hai phân. Gồm hai bộ phận: thân và nắp. Kèm một túi giấy chứa vảy men rơi. Hiện trạng: mép miệng thân có một vết sứt nhỏ ở phía đối diện vết chảy men; nắp có vết gắn keo cũ chạy ngang núm; đáy còn đất bám. Chi tiết theo phiếu mô tả và mười tám ảnh đối chứng đính kèm, hai bên đã ký nháy."
Phần yêu cầu ghi: "Xác định chất liệu, kỹ thuật và khả năng niên đại của thân và nắp; xác định nắp có cùng bộ với thân không. Mục đích: lưu hồ sơ gia đình, cân nhắc đăng ký cổ vật. Người yêu cầu chưa đồng ý lấy mẫu; nếu cần sẽ được hỏi lại." Cuối cùng là ngày hẹn dự kiến, cách thông báo, chữ ký hai bên và dấu của nơi nhận.
Cả biên nhận chỉ chừng một trang, nhưng đọc lên ai cũng hình dung đúng món đồ, biết món đồ đã có những vết gì lúc giao, biết người yêu cầu đã đồng ý điều gì và chưa đồng ý điều gì. Đó là mức chi tiết nên nhắm tới. Viết như vậy mất thêm vài phút ở quầy, nhưng tiết kiệm rất nhiều lời giải thích nếu sau này có điều cần đối chiếu.
Câu hỏi thường gặp
Biên nhận gửi giám định cổ vật có cần công chứng không?
Thường không cần. Biên nhận có chữ ký hai bên và dấu của nơi nhận nếu là tổ chức là đủ cho việc giao nhận thông thường. Điều quan trọng hơn là mô tả hiện vật và hiện trạng phải đủ chi tiết.
Nơi giám định chỉ ghi tên món đồ rất ngắn trên biên nhận thì làm gì?
Đề nghị ghi thêm vào phần ghi chú rằng chi tiết theo phiếu mô tả và bộ ảnh đính kèm, rồi hai bên ký nháy lên phiếu mô tả và ảnh in. Như vậy phần mô tả của bạn trở thành một phần của biên nhận.
Mất biên nhận thì có nhận lại được cổ vật không?
Thường vẫn được, nhưng sẽ phức tạp hơn. Bạn cần chứng minh mình là người giao bằng giấy tờ tuỳ thân, bản chụp biên nhận nếu có, ảnh đối chứng. Vì vậy nên chụp ảnh biên nhận ngay sau khi ký và lưu cùng bộ ảnh của món đồ.
Có nên ghi giá trị món đồ vào biên nhận không?
Giám định không phải định giá, và biên nhận giao nhận không phải chỗ để ghi giá trị. Nếu cần bảo hiểm hay thoả thuận trách nhiệm bồi thường, hai bên nên làm một thoả thuận riêng rõ ràng về vấn đề đó.
Người nhận đồ tại nơi giám định không chịu ký thì sao?
Một tổ chức làm việc nghiêm túc luôn có giấy tờ giao nhận. Nếu người nhận không chịu ký bất cứ giấy gì, bạn nên cân nhắc lại việc giao đồ ở nơi đó, vì khi có sự cố bạn không có căn cứ nào.
Nhận lại cổ vật thấy có dấu lấy mẫu ở đáy có phải là hư hại không?
Nếu bạn đã đồng ý cho lấy mẫu và vị trí, kích thước dấu đúng như thoả thuận, đó không phải hư hại. Nếu chưa đồng ý hoặc dấu khác thoả thuận, hãy ghi nhận ngay tại chỗ trước khi ký nhận.