Khi nộp hồ sơ giám định, những giấy tờ cũ có ích nhất là những thứ cho thấy món đồ đã ở đâu, trong tay ai, từ bao giờ: hoá đơn hay giấy mua bán cũ, ảnh gia đình chụp có món đồ, thư từ nhắc tới nó, giấy giám định hay giấy đăng ký trước đây, sổ sách của dòng họ hay của đình chùa. Không giấy tờ nào trong số đó tự chứng minh món đồ là thật hay có niên đại xưa. Nhưng chúng giúp người giám định đặt món đồ vào một câu chuyện có kiểm chứng được, và giúp loại trừ những khả năng đáng ngờ.
Bài này đi qua từng loại giấy tờ thường gặp trong các gia đình Việt, cho biết mỗi loại giúp được gì, giới hạn ở đâu, và cách sao chụp, sắp xếp, nộp mà không làm hỏng bản gốc. Cách dựng hồ sơ nguồn gốc cho món đồ hoàn toàn không có giấy tờ là chuyện khác, ở đây chỉ bàn những gì đang có trong tay.
Những loại giấy tờ thường gặp và giá trị của từng loại
Hoá đơn, giấy mua bán, biên nhận cũ. Cho biết món đồ được mua ở đâu, khi nào, mô tả lúc mua ra sao. Giới hạn: mô tả của người bán không phải là giám định; tên gọi trên hoá đơn chỉ là lời người bán.
Ảnh gia đình chụp có món đồ. Một tấm ảnh cưới năm xưa có chiếc bình trên tủ, ảnh Tết có bộ lư trên bàn thờ là dữ kiện về thời điểm món đồ đã có mặt trong nhà. Loại ảnh này thường bị bỏ quên nhưng rất đáng tìm.
Thư từ, nhật ký, di chúc nhắc tới món đồ. Cho biết ai từng giữ và ý định của họ. Di chúc, văn bản phân chia tài sản còn liên quan đến quyền sở hữu, cần cho thủ tục nếu sau này đăng ký hay chuyển nhượng.
Giấy giám định, giấy chứng nhận cũ. Có thể có ích, nhưng cần đọc kỹ: ai cấp, có tư cách gì, phương pháp gì, kết luận có điều kiện hay không. Không phải tờ giấy nào ghi "chứng nhận" cũng có giá trị.
Sổ sách dòng họ, đình chùa. Sổ kiểm kê đồ thờ, sổ ghi công đức, gia phả có ghi việc cung tiến đồ thờ. Đây là nguồn rất có giá trị cho đồ thờ cộng đồng, cần được ban quản lý đồng ý trước khi sao chụp.
Giấy tờ xuất nhập cảnh, hải quan. Nếu món đồ từng được mua ở nước ngoài mang về hoặc từng đi triển lãm, giấy tờ hải quan cho thấy nó đã qua cửa khẩu hợp lệ vào thời điểm nào.
Giấy tờ không chứng minh được thật giả, vậy chúng giúp gì
Một hiểu lầm phổ biến là có giấy tờ thì món đồ "chắc là thật". Thực tế giấy tờ cho biết về lịch sử của món đồ, còn chuyện món đồ là gì, làm từ đâu, có niên đại nào phải được xác định từ chính hiện vật. Một chiếc bình có hoá đơn mua từ mấy chục năm trước vẫn có thể là đồ phỏng cổ làm vào thời điểm đó.
Điều giấy tờ làm tốt là thu hẹp khả năng. Nếu một tấm ảnh gia đình cho thấy chiếc lư đã đứng trên bàn thờ từ nhiều thập niên trước, người giám định có cơ sở loại trừ khả năng nó là món làm giả gần đây. Nếu một giấy mua bán ghi món đồ được mua ở một phiên chợ đồ cũ cách đây chưa lâu, họ sẽ biết cần thận trọng hơn với câu chuyện "của ông cụ để lại".
Giấy tờ còn giúp phát hiện những điều không khớp. Ví dụ giả định: gia đình kể chiếc hộp gỗ có từ thời ông cố, nhưng trong ảnh cưới của bố mẹ, góc tủ đặt hộp lại là một chiếc khác. Điều đó không có nghĩa là ai nói dối; có thể gia đình nhớ nhầm, có thể chiếc hộp được mua thêm sau. Nhưng người giám định cần biết để đặt câu hỏi đúng.
Sao chụp và sắp xếp giấy tờ trước khi nộp
Nguyên tắc là bản gốc ở nhà, bản sao đi theo hồ sơ. Chỉ mang bản gốc đi khi nơi giám định cần xem trực tiếp, và khi đó phải có biên nhận.
- Gom tất cả giấy tờ liên quan vào một chỗ, đặt trên mặt bàn sạch, khô. Không dùng kẹp ghim, kẹp sắt trên giấy cũ.
- Chụp hoặc quét từng tờ, cả mặt trước và mặt sau, kể cả mặt sau trông như trống. Với ảnh gia đình, chụp cả mặt sau vì thường có ghi ngày, tên hiệu ảnh.
- Đánh số thứ tự các bản sao, ví dụ GT01, GT02, và lập một danh mục một trang ghi: số, loại giấy, ngày tháng trên giấy nếu có, nội dung tóm tắt, liên quan đến món đồ nào.
- Với giấy viết tay chữ Hán Nôm hay chữ Pháp, nếu đã có bản dịch thì kẹp bản dịch cạnh bản sao, ghi rõ người dịch là ai theo vai trò, không thì ghi "chưa dịch".
- Đặt bản gốc vào bìa kẹp tài liệu có túi nhựa trong không axit, xếp phẳng, cất nơi khô.
- In danh mục và bản sao thành một tập, đóng bìa nhẹ, ngoài bìa ghi mã tạm của món đồ.
Nếu nơi giám định cần xem bản gốc, hãy mang theo đúng tờ cần xem, đối chiếu tại chỗ và mang về, hoặc nếu phải để lại thì yêu cầu ghi rõ trong biên nhận: tên giấy, số trang, tình trạng.
Giấy tờ cần dè dặt và cách xử lý
Một số giấy tờ đi kèm đồ xưa cần được nhìn tỉnh táo hơn. Bảng dưới gợi ý cách xử lý thay vì bỏ đi hay tin ngay.
| Loại giấy tờ | Vì sao cần dè dặt | Nên làm gì |
|---|---|---|
| Giấy giám định do "hội đồng", "trung tâm" không rõ tên tuổi cấp | Có thể do nơi không có tư cách cấp, hoặc là giấy giả | Vẫn nộp kèm, ghi rõ nguồn; nhờ nơi giám định mới đánh giá tờ giấy |
| Giấy mua bán viết tay không chữ ký hay không ngày | Khó xác minh, dễ bị viết thêm về sau | Ghi rõ hoàn cảnh có tờ giấy, ai viết theo trí nhớ gia đình |
| Bản sao công chứng của một giấy tờ không còn bản gốc | Công chứng chỉ xác nhận bản sao khớp bản gốc lúc đó | Ghi rõ bản gốc ở đâu hoặc đã mất |
| Giấy tờ có nội dung tẩy xoá, sửa chữa | Có thể bị sửa sau | Không tự sửa thêm, nộp nguyên trạng, ghi chú là có sửa |
| Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài | Có thể bị dịch sai, hiểu sai | Kèm bản dịch nếu có, ghi người dịch theo vai trò |
Khi có giấy giám định cũ: nộp kèm thế nào cho đúng
Nhiều món đồ trong nhà đã từng được ai đó "xem giúp" và cấp một tờ giấy. Có thể đó là chứng thư của một cơ sở giám định có tư cách, cũng có thể chỉ là tờ giấy in sẵn của một người quen. Dù là loại nào, nên nộp kèm cho nơi giám định mới biết, và nói rõ lý do bạn đi giám định lại: muốn làm hồ sơ đăng ký, muốn có ý kiến thứ hai, hay vì kết luận cũ không rõ ràng.
Một số người ngại nộp giấy cũ vì sợ ảnh hưởng tới nhận định mới. Thực ra nơi giám định có trách nhiệm sẽ làm việc với hiện vật, và giấy cũ chỉ là một dữ kiện. Giấu giấy cũ đi rồi sau đó bị phát hiện còn làm phức tạp thêm, nhất là khi kết luận hai lần khác nhau và cần lý giải.
Nếu giấy cũ ghi phương pháp đã dùng, ví dụ đã lấy mẫu phân tích, hãy chỉ ra cho nơi mới biết vị trí đã lấy mẫu trên món đồ. Điều này tránh việc lấy mẫu lặp lại không cần thiết và giúp họ hiểu những vết nhỏ trên bề mặt là từ đâu.
Bảo vệ bản gốc và thông tin riêng
Giấy tờ cũ trong nhà thường mỏng, giòn, dễ rách. Không ép plastic nóng, không dán băng keo lên chỗ rách, không phơi nắng cho khô. Nếu một tờ đã quá yếu, chỉ chụp ảnh và để yên, không mang đi đâu. Với ảnh gia đình, cầm ở mép, không chạm vào mặt ảnh.
Hồ sơ giấy tờ nhà thường lẫn nhiều thông tin riêng: số giấy tờ tuỳ thân của người đã khuất, địa chỉ cũ, chuyện gia đình trong thư. Khi sao chụp, bạn có thể che những phần không liên quan đến món đồ, miễn là không che phần cho thấy ngày tháng, người ký, nội dung liên quan. Ghi chú bên cạnh là đã che phần nào và vì sao.
Chỉ nộp giấy tờ cho nơi giám định bạn đã kiểm tư cách và đã có thoả thuận làm việc. Gửi tràn lan bản sao giấy tờ cho nhiều người "xem thử" là cách dễ nhất để thông tin về món đồ và nơi cất giữ lọt ra ngoài.
Lời kể của người lớn tuổi cũng là một loại tư liệu
Trong nhiều gia đình, thông tin quý nhất về món đồ không nằm trên giấy mà nằm trong trí nhớ của ông bà, cô chú. Ai mua, mua ở đâu, đã từng đặt ở nhà nào, có lần nào bị vỡ hay mang đi sửa, có từng cho ai mượn. Những chi tiết đó thường mất theo người, và khi cần làm hồ sơ thì không còn ai để hỏi.
Nếu đang chuẩn bị đi giám định, hãy dành một buổi ngồi với người lớn tuổi trong nhà, cùng nhìn món đồ và ảnh cũ, hỏi những câu cụ thể. Ghi lại bằng chữ, hoặc ghi âm nếu người kể đồng ý. Sau đó chép lại thành một trang ngắn: ai kể, ngày nào, kể những gì, chỗ nào người kể không chắc. Trang này đặt vào hồ sơ như một bản ghi lời kể, tách khỏi các giấy tờ khác.
Khi ghi, cố giữ nguyên lời người kể, đừng "chữa" cho khớp với điều mình mong muốn. Nếu bà nói "hình như mua hồi ông còn đi làm ở Hải Phòng", hãy ghi đúng như vậy, đừng đổi thành "mua ở Hải Phòng năm…". Người giám định cần biết mức độ chắc chắn của từng chi tiết để cân nhắc.
Lời kể không chứng minh được món đồ là gì, nhưng giúp nối những tờ giấy rời rạc lại với nhau thành một trình tự. Ví dụ giả định: một bức ảnh cưới, một tờ biên nhận sửa đồ và lời kể của người cô cùng chỉ về một mốc thời gian, thì cả ba dữ kiện ấy có sức nặng hơn hẳn khi đứng riêng.
Câu hỏi thường gặp
Không có giấy tờ gì thì có đi giám định cổ vật được không?
Được. Giám định trước hết dựa trên chính hiện vật. Giấy tờ chỉ là dữ kiện bổ sung về lịch sử. Bạn nên ghi rõ trong hồ sơ là không có giấy tờ và kể lại những gì gia đình biết về món đồ.
Ảnh gia đình cũ có món đồ có được coi là giấy tờ không?
Ảnh không phải giấy tờ pháp lý, nhưng là dữ kiện có ích về thời điểm món đồ đã có mặt trong nhà. Nên sao chụp cả mặt trước, mặt sau và ghi lại ai trong ảnh, chụp dịp gì, khoảng năm nào theo trí nhớ gia đình.
Có cần công chứng bản sao giấy tờ khi nộp hồ sơ giám định không?
Thường không bắt buộc cho giám định, vì nơi giám định có thể xem bản gốc khi cần. Nếu hồ sơ phục vụ thủ tục hành chính như đăng ký cổ vật, hãy hỏi cơ quan tiếp nhận về yêu cầu bản sao theo quy định hiện hành.
Giấy giám định cũ ghi kết luận khác hẳn ý kiến mới thì tin bên nào?
Cần xem tư cách nơi cấp, phương pháp đã dùng và kết luận có điều kiện ra sao. Hãy đề nghị nơi giám định mới giải thích vì sao khác. Nếu vẫn còn băn khoăn, có thể xin ý kiến một nơi thứ ba có tư cách.
Giấy tờ viết bằng chữ Hán Nôm có phải dịch trước không?
Không bắt buộc. Chụp rõ và nộp kèm, ghi là chưa dịch. Nếu nơi giám định thấy cần, họ sẽ nhờ người chuyên đọc. Nếu đã có bản dịch, kèm theo và ghi rõ người dịch theo vai trò.
Có nên mang toàn bộ giấy tờ gốc đến nơi giám định không?
Không nên mang hết. Mang bản sao có danh mục, chỉ mang bản gốc của những tờ cần đối chiếu trực tiếp. Nếu phải để lại bản gốc, yêu cầu ghi rõ trong biên nhận tên giấy, số tờ và tình trạng.