Phiếu tự mô tả là một trang giấy do chính người giữ đồ lập, ghi những gì đo được và nhìn được về món đồ: kích thước, cân nặng, màu sắc, chất liệu phỏng đoán, hiện trạng, những chỗ đã sửa, và các bộ phận đi kèm. Phiếu này không phải kết luận giám định và cũng không thay được việc người có chuyên môn tự đo lại. Nó có hai tác dụng rất thực tế: giúp nơi giám định chuẩn bị đúng, và giúp hai bên có cùng một bản mô tả khi bàn giao.
Nhiều người bỏ qua bước này vì nghĩ "để chuyên gia đo". Nhưng chính lúc tự đo, tự xem từng mặt, người giữ đồ mới phát hiện những vết sứt, vết hàn, chỗ ghép mà trước đó chưa từng để ý. Những phát hiện ấy là câu hỏi đáng mang theo. Bài này chỉ cách đo, cân, ghi hiện trạng một cách an toàn cho món đồ, với dụng cụ có sẵn trong nhà.
Dụng cụ cần có và nguyên tắc an toàn
Hầu hết dụng cụ đều có sẵn trong nhà. Điều quan trọng hơn dụng cụ là cách cầm và đặt món đồ.
- Thước dây vải mềm (thước của thợ may) để đo chu vi, chiều cao đồ cong; thước kẻ thẳng để đo đồ phẳng.
- Cân nhà bếp điện tử cho đồ nhỏ; cân sức khoẻ cho đồ lớn hơn theo cách cân người bế đồ rồi trừ cân người, chỉ khi đồ không quá nặng và không dễ vỡ.
- Một tấm khăn dày gấp nhiều lớp đặt trên mặt bàn làm việc, để đồ có chỗ đặt êm.
- Găng tay vải hoặc nitrile; tháo nhẫn, đồng hồ, vòng tay trước khi cầm đồ.
- Sổ tay hoặc vài tờ giấy trắng, bút chì; tránh dùng bút mực gần hiện vật.
- Một người phụ nếu món đồ to, nặng hay có nhiều bộ phận rời.
Nguyên tắc chung: cầm bằng hai tay, đỡ phần đáy, không nhấc bằng quai, tay cầm, vành miệng hay đầu tượng. Không đặt thước kim loại cứng trực tiếp lên bề mặt men, bề mặt sơn thếp. Với đồ quá nặng hoặc có dấu hiệu nứt sâu, bỏ qua bước cân và ghi chú lại.
Đo những kích thước nào cho từng dạng đồ
Người giám định thường đo lại bằng dụng cụ của họ. Số đo của bạn chủ yếu để nhận diện món đồ trong hồ sơ, nên chỉ cần đo các kích thước chính và ghi rõ đơn vị.
| Dạng hiện vật | Kích thước nên đo | Mẹo đo an toàn |
|---|---|---|
| Bình, lọ, hũ, chóe | Chiều cao, đường kính miệng, đường kính thân chỗ phình nhất, đường kính đáy | Đo chiều cao bằng cách đặt hai cuốn sách thẳng hai bên rồi đo khoảng giữa |
| Đĩa, bát, chậu | Đường kính miệng, chiều cao, đường kính chân đế | Đặt úp trên khăn để đo chân đế, không xếp chồng |
| Lư, đỉnh, chân đèn | Chiều cao toàn bộ, chiều cao thân không nắp, chiều rộng giữa hai quai | Tháo nắp ra đo riêng nếu nắp nhấc lên dễ |
| Tượng nhỏ | Chiều cao, chiều rộng vai hoặc bệ, chiều sâu bệ | Không đo vòng qua đầu, mũi, tay tượng |
| Tranh, văn bản, vải | Chiều dài, chiều rộng phần giấy hoặc vải, kích thước khung nếu có | Đo trên mặt phẳng, không kéo căng mép giấy |
| Đồ gỗ lớn (hòm, sập, tủ) | Dài, rộng, cao tổng thể | Đo tại chỗ, không di chuyển chỉ để đo |
Cân nặng: vì sao cần và cân thế nào
Cân nặng là một chi tiết nhỏ nhưng hữu ích. Với đồ đồng, đồ gốm, đồ đá, người có kinh nghiệm thường so trọng lượng cầm tay với kích thước để có cảm nhận ban đầu về chất liệu và độ dày. Con số cân nặng trong hồ sơ còn giúp nhận diện món đồ sau này: hai chiếc lư trông giống nhau nhưng nặng khác nhau rõ ràng là hai chiếc khác nhau.
Đồ nhỏ, đặt vừa lên mặt cân nhà bếp: lót một miếng vải mỏng trên mặt cân, bấm về không, rồi đặt món đồ lên nhẹ nhàng. Ghi con số và ghi là đã trừ khăn lót. Đồ lớn hơn mà vẫn bế được an toàn: một người đứng lên cân sức khoẻ ghi số, rồi bế món đồ đứng lên lần nữa, lấy hiệu hai số. Cách này sai số lớn, nên ghi là "ước chừng" và nêu cách cân.
Có những món không nên cân ở nhà: đồ quá nặng, đồ có vết nứt xuyên, đồ có nhiều bộ phận ghép lỏng lẻo, tượng cao dễ đổ. Với những món này, ghi "chưa cân, lý do" là đủ. Không ai trách một phiếu mô tả vì thiếu con số cân; một món đồ vỡ vì cố cân thì không sửa lại được.
Ghi hiện trạng: những gì cần nhìn và ghi lại
Nguyên vẹn hay không. Món đồ còn đủ các bộ phận như lúc gia đình nhận hay không. Nếu thiếu nắp, thiếu một chân, thiếu một tay tượng, ghi rõ phần thiếu.
Sứt, mẻ, nứt. Ghi vị trí theo cách dễ hiểu, ví dụ "mép miệng, phía đối diện quai, sứt một vết dài chừng một đốt ngón tay", và đánh dấu trên hình vẽ phác nếu được.
Sửa chữa đã biết. Chỗ gắn keo, chỗ hàn, chỗ trám, chỗ sơn lại, bộ phận thay mới. Ghi ai sửa, khi nào, nếu gia đình còn nhớ. Không nhớ thì ghi "thấy có dấu sửa, không rõ khi nào".
Bề mặt. Men bóng hay mờ, có rạn hay không; kim loại có gỉ hay không, gỉ màu gì; gỗ có mọt, có nứt dọc thớ hay không; giấy có ố, thủng, rách.
Dấu, chữ, ký hiệu. Có dấu khắc, chữ viết, hiệu đề ở đáy hay thân hay không. Không cần đọc hay dịch; chỉ ghi "có chữ ở đáy, chưa đọc" và chụp ảnh rõ.
Mùi và các dấu hiệu khác. Mùi ẩm mốc, mùi dầu, mùi sơn mới; bột gỗ rơi; côn trùng. Các dấu hiệu này cần báo trước cho nơi tiếp nhận.
Mẫu phiếu tự mô tả gọn trong một trang
Phiếu không cần theo mẫu nào bắt buộc. Một phiếu dễ dùng thường có các dòng sau, theo thứ tự: mã tạm của món đồ do bạn tự đặt; tên gọi theo cách gọi của gia đình; ngày lập phiếu và người lập; kích thước chính kèm đơn vị; cân nặng và cách cân; chất liệu phỏng đoán, ghi rõ là phỏng đoán; màu sắc chính; hiện trạng và vị trí các vết sứt, nứt; các lần sửa chữa đã biết; các bộ phận rời đi kèm và số lượng; mô tả dấu, chữ nếu có; số lượng ảnh đã chụp và nơi lưu.
Dưới cùng nên có một dòng "câu hỏi mang đến giám định", ghi đúng điều bạn muốn biết: đây có phải đồ có niên đại xưa không, chất liệu là gì, phần chân có phải gắn thêm sau không, có nên làm hồ sơ đăng ký cổ vật không. Câu hỏi rõ giúp nơi giám định tư vấn đúng loại dịch vụ và đúng phương pháp, tránh làm những phép kiểm không cần thiết.
Lập phiếu thành hai bản: một bản nộp kèm hồ sơ, một bản bạn giữ. Nếu nơi giám định đề nghị điền phiếu theo mẫu riêng của họ, cứ điền theo mẫu đó, phiếu của bạn dùng làm bản nháp để chép sang cho đủ và khớp.
Những sai lầm hay gặp khi tự mô tả
Sai lầm thứ nhất là viết kết luận vào phiếu. Những dòng như "gốm thời Lý", "đồng đen", "ngọc cổ" ghi chắc nịch trong phiếu tự mô tả không giúp gì cho việc giám định, ngược lại dễ khiến người đọc nghĩ bạn đang chờ một kết luận định sẵn. Hãy ghi "gia đình gọi là…" hoặc "người bán trước đây nói là…", và để phần kết luận cho người giám định.
Sai lầm thứ hai là giấu chỗ xấu. Có người ngại ghi vết hàn, vết gắn vì sợ món đồ bị đánh giá thấp. Người giám định có nghề sẽ nhìn ra phần lớn những chỗ đó; khi phiếu tự mô tả không khớp với thực tế, độ tin của toàn bộ thông tin bạn cung cấp, kể cả phần lịch sử món đồ, sẽ giảm.
Sai lầm thứ ba là đo cẩu thả mà ghi như chính xác. Nếu đo bằng thước dây vòng qua chỗ cong, hãy ghi là đo vòng. Nếu cân ước chừng, ghi là ước chừng. Một con số có ghi rõ cách đo đáng giá hơn một con số đẹp mà không ai biết lấy từ đâu.
Sai lầm cuối là làm phiếu xong rồi để một nơi, ảnh để một nơi, giấy tờ cũ để một nơi. Ngay từ đầu hãy dồn tất cả về một bìa hồ sơ, ngoài bìa ghi mã tạm của món đồ. Đến ngày mang đi, bạn chỉ cần cầm bìa đó.
Món đồ nhiều bộ phận: đánh dấu và đếm cho khớp
Nhiều đồ xưa không phải một khối liền: bộ lư có nắp, thân, đế gỗ; bộ chóe có nắp; tượng có bệ rời; hộp có khay trong; bộ đồ trà có nhiều chén. Khi mô tả, mỗi bộ phận cần được ghi như một dòng riêng thuộc cùng một mã, ví dụ mã tạm L01 gồm L01-nắp, L01-thân, L01-đế. Số lượng bộ phận ghi rõ trong phiếu và đếm lại trước khi giao.
Không viết, dán gì trực tiếp lên bộ phận để đánh dấu. Cách an toàn là buộc một sợi chỉ vải có gắn mẩu giấy ghi mã vào chỗ chắc chắn như quai, hoặc để mỗi bộ phận trong một túi vải riêng có thẻ ghi ngoài túi. Với chén, đĩa giống nhau trong một bộ, có thể đặt từng chiếc trên một ô của tấm bìa đã kẻ ô và đánh số, chụp ảnh tấm bìa đó.
Ghi thêm trong phiếu những điều bạn quan sát được về sự khớp giữa các bộ phận: nắp đậy vừa khít hay lỏng, màu men nắp và thân có giống nhau không, đế gỗ có vẻ cùng thời với thân hay mới hơn. Không cần kết luận, chỉ cần ghi điều thấy. Trong nghề, việc một món đồ được "ghép bộ" từ nhiều nguồn khác nhau là chuyện khá thường gặp, và người giám định sẽ muốn xem kỹ từng bộ phận một.
Khi nhận lại món đồ sau giám định, đếm lại theo đúng danh sách bộ phận này trước khi ký nhận. Một chiếc chén nhỏ hay một chốt gỗ thất lạc trong lúc bàn giao là chuyện rất dễ xảy ra nếu không có danh sách.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu tự mô tả hiện vật có bắt buộc khi đi giám định không?
Thường không bắt buộc theo nghĩa phải có mẫu riêng. Nhưng nơi giám định nào cũng cần những thông tin đó, và có phiếu sẵn giúp bạn điền mẫu của họ nhanh, đủ và khớp với ảnh, đồng thời làm căn cứ khi bàn giao.
Đo sai vài phân có sao không?
Không ảnh hưởng tới kết luận giám định vì người giám định đo lại bằng dụng cụ của họ. Số đo của bạn chủ yếu để nhận diện món đồ. Chỉ cần ghi rõ cách đo và đơn vị, tránh để con số trông chính xác hơn thực tế.
Không biết chất liệu thì ghi thế nào?
Ghi đúng là chưa biết, hoặc ghi cách gia đình vẫn gọi kèm chữ "gọi là" hay "phỏng đoán". Xác định chất liệu là một phần việc của giám định, bạn không cần và không nên đoán chắc trong phiếu.
Món đồ có chữ Hán Nôm ở đáy, có cần nhờ người đọc trước không?
Không bắt buộc. Chụp ảnh rõ phần chữ và ghi trong phiếu là có chữ, chưa đọc. Nếu đã nhờ ai đọc, ghi lại cách đọc đó kèm tên vai trò của người đọc, ví dụ "một người biết chữ Hán trong họ đọc là…".
Có nên ghi cả câu chuyện gia đình kể về món đồ vào phiếu không?
Nên ghi ngắn trong phiếu và để phần chi tiết sang bản tường trình nguồn gốc riêng. Phiếu mô tả nên tập trung vào những gì nhìn, đo được; câu chuyện gia đình là dữ kiện khác, cần trình bày tách bạch để người đọc không lẫn.
Có nên đo, cân những món đồ đang thờ trên bàn thờ không?
Được, nếu gia đình đồng thuận và món đồ an toàn khi di chuyển. Nhiều nhà chọn một ngày thuận tiện, thắp hương xin phép theo nếp nhà rồi mới hạ đồ xuống. Món nặng, dễ vỡ thì đo tại chỗ, không hạ xuống chỉ để cân.