Khi cần giám định nhiều món đồ xưa cùng lúc, cách làm hiệu quả là lập danh mục toàn bộ trước, chọn ra những món thật sự cần giám định, nhóm chúng theo chuyên môn, rồi chia thành các đợt hợp lý, thay vì mang tất cả đến một nơi trong một ngày. Mỗi món vẫn cần hồ sơ và biên nhận riêng; giám định gộp không có nghĩa là hồ sơ gộp.
Tình huống này thường gặp khi một gia đình dọn nhà ông bà và thấy cả tủ đồ cũ, khi một dòng họ muốn rà soát đồ thờ trong nhà thờ họ, hay khi một người sưu tầm lâu năm muốn sắp xếp lại bộ sưu tập để để lại cho con cháu. Bài này nói cách tổ chức công việc, không bàn cách nhận diện từng loại đồ và không bàn chuyện giá trị.
Lập danh mục toàn bộ trước khi liên hệ
Danh mục là bảng kê mọi món đang có, kể cả những món bạn nghĩ không đáng giám định. Làm danh mục trước giúp bạn nhìn thấy tổng thể và giúp nơi giám định tư vấn đúng.
- Chọn một chỗ đủ rộng, khô ráo, có ánh sáng tốt; trải chiếu hoặc vải sạch.
- Đặt từng món ra, đánh mã tạm theo thứ tự: chữ cái theo nhóm (G cho gốm, Đ cho đồng, M cho gỗ, T cho giấy và vải), kèm số thứ tự.
- Với mỗi món, chụp một ảnh nhận diện có mã tạm trong khung, đo kích thước chính, ghi tên gọi theo cách gia đình gọi.
- Ghi một dòng hiện trạng ngắn: nguyên vẹn, sứt, vỡ, đã sửa.
- Ghi một dòng nguồn gốc ngắn theo hiểu biết của gia đình: của ai, có từ khi nào, có giấy tờ gì.
- Đưa tất cả vào một bảng, mỗi món một dòng, lưu cả bản giấy và bản tệp.
Bước này chưa cần bộ ảnh đối chứng đầy đủ cho từng món. Bộ ảnh chi tiết chỉ làm cho những món được chọn đi giám định, ở bước sau.
Chọn món nào giám định trước
Món có câu hỏi rõ ràng. Những món mà gia đình thật sự muốn biết một điều cụ thể, ví dụ có phải hiện vật xưa không, nắp có cùng bộ không, nên được ưu tiên hơn những món chỉ "xem cho biết".
Món có mục đích sử dụng kết quả. Món sẽ làm hồ sơ đăng ký cổ vật, món đang cần cho việc chia thừa kế, món liên quan đến một thoả thuận mua bán.
Món có nguy cơ hư hại. Món đang xuống cấp nhanh, cần quyết định có phục chế hay không. Giám định trước giúp có hồ sơ ghi nhận tình trạng gốc trước khi can thiệp.
Món tiêu biểu của một nhóm. Nếu có cả bộ chén giống nhau, đôi khi giám định một hai chiếc tiêu biểu trước, rồi tuỳ kết quả mới quyết định có cần xem từng chiếc hay không. Hỏi nơi giám định về cách làm này.
Món có giấy tờ cũ cần xác minh. Món đi kèm giấy giám định cũ mà gia đình nghi ngờ, hoặc giấy tờ mâu thuẫn với lời kể.
Những món có thể chưa cần giám định
Không phải món đồ cũ nào trong nhà cũng cần giám định. Đồ dùng sinh hoạt mà gia đình biết rõ là mua trong vài chục năm gần đây, đồ mỹ nghệ còn nhãn của cơ sở sản xuất, đồ lưu niệm mua khi đi du lịch thường không cần, trừ khi có lý do cụ thể. Giữ chúng trong danh mục là đủ, với ghi chú nguồn gốc.
Có những món giá trị tình cảm rất lớn nhưng gia đình không có câu hỏi nào cần trả lời: chiếc ấm bà vẫn pha trà, bộ chén cưới của bố mẹ. Không giám định cũng không sao. Hồ sơ của chúng có thể chỉ là một tấm ảnh và vài dòng kể chuyện, và chừng đó đã đủ quý cho người sau.
Ngược lại, đừng loại một món chỉ vì nó trông xấu, bẩn hay sứt mẻ. Những món như vậy đôi khi chính là món đáng hỏi nhất. Nếu không chắc, bạn có thể gửi cả danh mục kèm ảnh nhận diện cho nơi giám định và đề nghị họ góp ý món nào nên xem trước. Đây là việc tư vấn ban đầu, không phải giám định, và bạn nên hỏi rõ việc tư vấn này có tính phí hay không.
Nhóm theo chuyên môn và chia đợt
Người giám định thường mạnh ở một vài mảng. Nhóm các món theo mảng giúp mỗi đợt gặp đúng người, và giúp so sánh các món cùng loại với nhau.
| Nhóm | Ví dụ món | Gợi ý khi chia đợt |
|---|---|---|
| Gốm sứ | Bình, hũ, bát đĩa, chóe | Có thể gộp một đợt; bộ giống nhau xem món tiêu biểu trước |
| Kim loại | Lư, chân đèn, chuông nhỏ, đồ đồng | Đồ nặng cân nhắc giám định tại chỗ |
| Gỗ, sơn mài, sơn thếp | Hộp, khay, hoành phi, tượng gỗ | Món gắn cố định để xem tại chỗ |
| Giấy, vải | Sắc phong, văn tự, tranh, áo xưa | Nhạy ẩm, nhạy sáng; di chuyển ít nhất |
| Đá, ngọc, xương | Đồ trang sức nhỏ, ấn, con dấu | Món nhỏ dễ thất lạc, đóng túi riêng từng món |
Mỗi đợt nên có số món vừa phải để buổi tiếp nhận đủ thời gian mở, đếm, đối chiếu từng món. Hỏi nơi giám định họ tiếp nhận được bao nhiêu món một buổi.
Mỗi món vẫn một hồ sơ riêng
Dù giao nhiều món một lúc, mỗi món nên có hồ sơ riêng: phiếu mô tả, bộ ảnh đối chứng, tường trình nguồn gốc nếu khác các món kia, và một dòng riêng trên biên nhận. Lý do đơn giản: sau này các món có thể đi những con đường khác nhau. Món này được đăng ký cổ vật, món kia được chia cho người con thứ hai, món nọ được hiến tặng bảo tàng. Hồ sơ gộp lúc đó phải tách ra, và tách sau thì khó hơn làm riêng từ đầu.
Kết quả giám định cũng nên là văn bản riêng cho từng món, hoặc ít nhất là một văn bản có phần riêng rõ ràng cho từng món kèm ảnh. Nếu nơi giám định đề nghị một văn bản chung cho cả lô, hỏi xem có thể tách riêng không và có phát sinh chi phí không.
Phần tường trình nguồn gốc có thể viết chung cho cả nhóm nếu các món cùng một lịch sử, ví dụ cùng là đồ của ông bà để lại trong một ngôi nhà. Khi đó viết một bản tường trình chung, rồi trên hồ sơ từng món ghi "nguồn gốc theo tường trình chung số…", thêm những chi tiết riêng nếu món đó có.
Khi là đồ thờ của dòng họ hay của làng
Rà soát đồ thờ của một nhà thờ họ, một ngôi đình là công việc của cả cộng đồng. Trước khi liên hệ nơi giám định, ban quản lý nên họp, thống nhất mục đích (lập hồ sơ lưu giữ, chống mất cắp, chuẩn bị đăng ký, chuẩn bị tu bổ), cử người đại diện và ghi biên bản. Đây là bước tốn thời gian nhưng tránh được bất đồng về sau.
Đồ thờ thường không nên di chuyển nhiều. Phương án hợp lý là mời người giám định đến tận nơi, làm việc trong một hoặc vài buổi, với danh mục đã lập sẵn. Trong buổi làm việc nên có ít nhất hai người đại diện của cộng đồng có mặt suốt, ký biên bản cuối buổi ghi rõ đã xem những món nào, có lấy mẫu gì không.
Kết quả rà soát nên được lưu thành một bộ hồ sơ chung của cộng đồng, có bản sao để ở nơi an toàn khác. Bộ ảnh và mô tả chi tiết của từng món đồ thờ cũng là công cụ quan trọng nếu chẳng may có món bị mất cắp, giúp cơ quan chức năng nhận diện khi truy tìm.
Sắp xếp thời gian và ngân sách cho cả quá trình
Giám định nhiều món nên được nhìn như một dự án nhỏ kéo dài vài tháng chứ không phải một việc làm trong một ngày. Lập một bảng theo dõi: món nào đã lập hồ sơ, món nào đã giao, ở đâu, ngày hẹn trả, đã nhận kết quả chưa, kết luận tóm tắt. Bảng này giúp không có món nào bị bỏ quên ở một nơi giám định nào đó.
Về chi phí, hỏi nơi giám định xem có cách tính riêng cho việc giám định nhiều món cùng loại hay không, và nếu có thì điều kiện ra sao. Đừng vì muốn được tính gộp mà đưa những món không cần giám định vào lô. Chia đợt theo thứ tự ưu tiên giúp bạn dừng lại được bất cứ lúc nào khi đã có đủ thông tin cần thiết, không phải chi cho cả lô ngay từ đầu.
Ví dụ giả định: một gia đình ở Tây Ninh có hơn ba mươi món đồ cũ trong nhà ông bà. Sau khi lập danh mục, gia đình chọn sáu món có câu hỏi rõ ràng chia làm hai đợt, mười món khác ghi nhận hồ sơ ảnh và lời kể mà không giám định, số còn lại là đồ dùng gần đây. Kết quả đợt đầu giúp gia đình quyết định đợt hai chỉ cần xem ba món thay vì sáu.
Khi các thành viên trong gia đình có ý kiến khác nhau
Giám định nhiều món thường là việc của cả gia đình, và mỗi người có thể có một mong muốn riêng. Người muốn giám định hết cho rõ, người thấy không cần, người chỉ quan tâm đến một hai món mình gắn bó. Những khác biệt này nên được nói ra từ trước khi liên hệ nơi giám định, không phải sau khi đã có kết quả.
Một cách làm dễ được chấp nhận là thống nhất ba điều trên giấy: mục đích chung của việc giám định, danh sách món sẽ giám định ở đợt đầu, và cách chia chi phí. Mọi người ký hoặc ít nhất xác nhận qua tin nhắn để lưu lại. Khi có kết quả, kết quả được gửi cho tất cả cùng lúc, không để một người biết trước rồi kể lại theo cách của mình.
Nếu gia đình đang có bất đồng về chia thừa kế, giám định có thể giúp làm rõ món đồ là gì, nhưng không thay được thoả thuận giữa các bên. Trong trường hợp đó nên cân nhắc chọn nơi giám định mà mọi bên cùng chấp nhận, ghi rõ trong biên bản họp gia đình, và nếu cần thì hỏi ý kiến người có chuyên môn pháp lý trước khi tiến hành.
Câu hỏi thường gặp
Có nên mang tất cả đồ cũ trong nhà đi giám định một lần không?
Thường không nên. Lập danh mục toàn bộ trước, chọn những món có câu hỏi rõ ràng hoặc có mục đích sử dụng kết quả, nhóm theo chuyên môn và chia đợt. Cách này tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm rủi ro khi vận chuyển.
Giám định nhiều món có được tính phí rẻ hơn không?
Tuỳ nơi. Một số nơi có cách tính riêng cho nhiều món cùng loại. Hãy hỏi rõ điều kiện, nhưng đừng đưa những món không cần giám định vào chỉ để được tính gộp, vì tổng chi phí vẫn tăng.
Bộ chén giống nhau có phải giám định từng chiếc không?
Không nhất thiết. Có thể giám định một hai chiếc tiêu biểu trước, rồi tuỳ kết quả và mục đích mới quyết định có cần xem từng chiếc. Hỏi nơi giám định cách làm phù hợp với câu hỏi của bạn.
Đồ thờ trong nhà thờ họ có nên mang đi giám định không?
Với đồ thờ, thường nên mời người giám định đến tận nơi để hạn chế di chuyển. Ban quản lý cần thống nhất mục đích, cử người đại diện, lập danh mục trước và ký biên bản làm việc cuối mỗi buổi.
Kết quả giám định nhiều món nên là một văn bản chung hay riêng từng món?
Nên riêng từng món, hoặc một văn bản có phần riêng rõ ràng kèm ảnh cho từng món. Sau này các món có thể được chia, đăng ký hay chuyển nhượng riêng, khi đó hồ sơ riêng tiện hơn nhiều.
Lập danh mục đồ xưa trong nhà mất bao lâu?
Tuỳ số lượng và điều kiện. Với vài chục món, một gia đình có thể làm xong trong một hai ngày cuối tuần nếu có hai ba người phụ, chỗ làm việc rộng và chuẩn bị sẵn khăn, thước, điện thoại chụp ảnh.