Một lần giám định cổ vật thường đi qua bảy bước: tiếp nhận hiện vật và hồ sơ, xem xét hồ sơ, khảo sát bằng mắt và ghi nhận hiện trạng, chọn phương pháp kiểm tra bổ sung, thực hiện phân tích nếu cần, đối chiếu và thảo luận để đi đến kết luận, rồi lập văn bản kết quả và trả hiện vật. Không phải món đồ nào cũng cần đủ các bước; có món chỉ cần khảo sát bằng mắt và đối chiếu là đủ, có món cần thêm phân tích trong phòng thí nghiệm.
Hiểu trình tự này giúp người mang đồ đến biết món đồ của mình đang ở đâu trong quá trình, vì sao có lúc phải chờ, và vì sao có lúc nơi giám định gọi lại hỏi ý kiến. Bài mô tả quy trình ở mức nguyên lý, phổ biến ở các nơi làm giám định nghiêm túc; quy trình cụ thể của từng nơi có thể chia bước khác đi.
Bảy bước và việc của người mang đồ ở từng bước
Cột cuối cho biết bạn cần làm gì hoặc có thể được hỏi gì ở mỗi bước.
| Bước | Việc của nơi giám định | Việc của bạn |
|---|---|---|
| 1. Tiếp nhận | Nhận hiện vật, hồ sơ, đối chiếu hiện trạng, lập biên nhận | Có mặt, đối chiếu, ký biên nhận |
| 2. Xem hồ sơ | Đọc tường trình, giấy tờ cũ, xác định câu hỏi giám định | Trả lời khi được hỏi bổ sung |
| 3. Khảo sát bằng mắt | Quan sát, đo, chụp, ghi nhận đặc điểm và hiện trạng | Thường không cần làm gì |
| 4. Chọn phương pháp | Quyết định có cần phân tích thêm không, loại nào | Đồng ý hoặc không nếu phải lấy mẫu |
| 5. Phân tích | Thực hiện các phép kiểm, có thể gửi phòng thí nghiệm | Chờ; có thể được báo thêm thời gian |
| 6. Đối chiếu, kết luận | So với mẫu chuẩn, tư liệu; thảo luận nếu có nhiều người | Có thể được hỏi thêm về nguồn gốc |
| 7. Trả kết quả | Lập văn bản, trả hiện vật | Nhận, đối chiếu, ký nhận |
Bước 1 và 2: tiếp nhận và xem hồ sơ
Bước tiếp nhận đã được bàn kỹ ở các bài về biên nhận và ngày mang đồ đến. Điều cần nói thêm là sau khi tiếp nhận, nơi giám định thường gán cho món đồ một mã riêng của họ, khác với mã tạm bạn tự đặt. Hãy ghi mã này lại, vì mọi trao đổi sau đó và văn bản kết quả sẽ dùng mã của họ.
Xem hồ sơ là bước người giám định đọc phần bạn viết: câu hỏi giám định, mục đích, tường trình nguồn gốc, giấy tờ cũ. Ở bước này họ xác định lại câu hỏi cho rõ, đôi khi thu hẹp hoặc mở rộng. Ví dụ bạn hỏi "đây có phải đồ xưa không", người giám định có thể đề nghị chia thành hai câu: thân bình có niên đại xưa hay không, và nắp có cùng bộ với thân hay không, vì trong ảnh tiếp nhận nắp có vẻ khác.
Nếu hồ sơ thiếu hay mâu thuẫn, nơi giám định thường gọi lại hỏi ở bước này. Trả lời trung thực, kể cả khi câu trả lời là "gia đình không rõ". Đây cũng là lúc nơi giám định có thể báo nếu câu hỏi nằm ngoài khả năng của họ, để bạn quyết định có tiếp tục hay không trước khi phát sinh chi phí lớn.
Bước 3: khảo sát bằng mắt là phần nền
Khảo sát bằng mắt nghe đơn giản nhưng là phần nền của mọi kết luận. Người giám định quan sát hình dáng, kỹ thuật chế tác, chất liệu bề mặt, dấu vết gia công, độ mòn, lớp bám, hoa văn, chữ khắc, và so với hiểu biết của họ về đồ cùng loại. Họ dùng kính lúp, đèn chiếu xiên, đèn cực tím, có nơi dùng kính hiển vi cầm tay. Mọi quan sát được ghi lại bằng chữ và ảnh.
Với nhiều loại đồ, kết quả khảo sát bằng mắt của người có kinh nghiệm đã đủ để trả lời câu hỏi, nhất là khi món đồ có đặc điểm rõ ràng. Với những món khó, khảo sát bằng mắt cho ra một nhận định ban đầu và một danh sách những điều cần kiểm thêm. Đây cũng là bước phát hiện các phần sửa chữa, phần ghép, phần phục chế mà người giữ đồ có thể chưa biết.
Ở nơi làm việc nghiêm túc, khảo sát thường do ít nhất hai người có chuyên môn thực hiện độc lập hoặc cùng nhau, để giảm thiên kiến cá nhân. Nếu nơi bạn đến chỉ có một người xem trong vài phút rồi ra kết luận, đó là cách làm khác hẳn, và bạn nên hiểu giá trị của kết luận đó tương ứng.
Bước 4 và 5: chọn và thực hiện phân tích
Vì sao không phải món nào cũng phân tích. Phân tích tốn thời gian, chi phí, có khi cần lấy mẫu. Người giám định chỉ đề nghị khi khảo sát chưa đủ trả lời câu hỏi, hoặc khi mục đích sử dụng kết quả đòi hỏi bằng chứng mạnh hơn.
Phương pháp không phá mẫu. Một số phép phân tích thành phần, chụp ảnh dưới các loại ánh sáng, soi bên trong có thể làm mà không lấy mẫu. Đây thường là lựa chọn đầu tiên.
Phương pháp cần lấy mẫu. Một số phép xác định niên đại hay thành phần cần lấy một lượng vật liệu rất nhỏ. Việc này phải được bạn đồng ý, ghi rõ vị trí và lượng lấy.
Gửi phòng thí nghiệm bên ngoài. Không phải nơi giám định nào cũng có đủ thiết bị. Khi phải gửi mẫu đi, thời gian thường kéo dài thêm, và bạn nên được báo trước.
Kết quả phân tích không phải là kết luận. Một con số thành phần hay một khoảng niên đại chỉ là một dữ kiện. Người giám định phải đặt nó cạnh các quan sát khác mới thành kết luận.
Bước 6: đối chiếu và đi đến kết luận
Ở bước này các dữ kiện được đặt cạnh nhau: quan sát bằng mắt, kết quả phân tích, tư liệu so sánh như hiện vật cùng loại đã được nghiên cứu, sách chuyên khảo, mẫu chuẩn mà nơi đó lưu giữ, và hồ sơ nguồn gốc bạn cung cấp. Người giám định xem các dữ kiện có thống nhất với nhau không. Khi tất cả cùng chỉ về một hướng, kết luận được viết rõ ràng. Khi các dữ kiện vênh nhau, kết luận thường thận trọng hơn.
Với những món khó hoặc khi kết quả phục vụ thủ tục quan trọng, việc kết luận có thể được bàn trong một nhóm hay hội đồng nhiều người. Mỗi người có thể có nhận định riêng; văn bản cuối cùng phản ánh ý kiến chung và đôi khi ghi rõ có ý kiến khác. Việc này làm mất thêm thời gian nhưng tăng độ tin của kết luận.
Có ba dạng kết luận thường gặp: kết luận rõ ràng theo hướng này hay hướng kia, kết luận có điều kiện (đúng với phần này nhưng chưa đủ cơ sở với phần kia), và kết luận chưa đủ cơ sở. Cả ba đều là kết quả hợp lệ của một lần giám định. Cách đọc từng dạng kết luận là chuyện của bài khác; ở đây chỉ cần biết rằng "chưa đủ cơ sở kết luận" không có nghĩa là giám định thất bại.
Bước 7 và sau đó: nhận kết quả, lưu hồ sơ
Kết quả được trả bằng văn bản, thường kèm ảnh hiện vật do nơi giám định chụp. Bạn nhận văn bản cùng lúc với nhận lại hiện vật, hoặc nhận văn bản trước rồi hẹn ngày lấy đồ. Lúc nhận, đọc ngay phần mô tả hiện vật trong văn bản xem có khớp với món đồ bạn đang cầm không: kích thước, màu, đặc điểm riêng, mã. Sai sót về mô tả nên được sửa ngay lúc đó.
Sau khi về, lưu văn bản kết quả cùng hồ sơ của món đồ: phiếu mô tả, bộ ảnh trước và sau, biên nhận giao và trả, giấy tờ cũ. Từ đây món đồ có một hồ sơ hoàn chỉnh cho một lần giám định. Nếu sau này cần giám định lại vì mục đích khác hay muốn có ý kiến thứ hai, bạn có sẵn toàn bộ để nộp.
Nếu bạn có câu hỏi về kết luận, hãy hỏi nơi đã giám định trong thời gian hợp lý sau khi nhận. Nơi làm việc nghiêm túc sẵn sàng giải thích căn cứ của họ ở mức phù hợp. Họ không có nghĩa vụ phải đổi kết luận theo mong muốn của người yêu cầu, và bạn cũng không nên đề nghị như vậy.
Những điều làm quy trình kéo dài
Hồ sơ thiếu hoặc mâu thuẫn. Mỗi lần phải gọi hỏi lại, chờ bổ sung giấy đồng ý của các đồng thừa kế, chờ bản dịch giấy tờ cũ là một lần quy trình dừng. Chuẩn bị đủ từ đầu là cách rút ngắn chắc nhất.
Câu hỏi giám định quá rộng. Một câu hỏi như "món này là gì, của thời nào, có quý không" buộc người giám định phải làm nhiều việc hơn câu hỏi cụ thể. Phần "có quý không" lại nằm ngoài giám định. Câu hỏi rõ giúp chọn đúng phương pháp ngay.
Chờ ý kiến đồng ý lấy mẫu. Nếu khi tiếp nhận bạn ghi "chưa đồng ý, sẽ hỏi lại", thì đến bước phân tích nơi giám định phải liên hệ bạn. Trả lời chậm là quy trình chậm theo. Nên cân nhắc và hỏi kỹ ngay từ đầu để quyết định sớm.
Gửi mẫu ra ngoài. Khi phép phân tích cần thiết bị mà nơi giám định không có, mẫu phải gửi đến phòng thí nghiệm khác, xếp hàng theo lịch của họ. Phần chờ này nằm ngoài tầm kiểm soát của cả bạn lẫn nơi giám định.
Kết quả các phương pháp không khớp nhau. Khi quan sát bằng mắt và kết quả phân tích chỉ về hai hướng khác nhau, người giám định có thể cần thêm một phép kiểm khác, thêm tư liệu so sánh, hoặc họp bàn rộng hơn. Đây là lúc chậm mà đáng chậm.
Nhiều món trong một đợt. Mỗi món vẫn đi đủ các bước. Giao mười món một lúc không làm mỗi món nhanh hơn, và đôi khi những món khó kéo cả đợt chờ theo nếu bạn muốn nhận kết quả cùng lúc.
Câu hỏi thường gặp
Giám định cổ vật mất bao lâu?
Tuỳ món đồ và câu hỏi. Món chỉ cần khảo sát bằng mắt có thể xong khá nhanh; món cần phân tích, nhất là phải gửi mẫu ra phòng thí nghiệm bên ngoài, sẽ lâu hơn nhiều. Hỏi nơi giám định thời gian dự kiến ngay khi tiếp nhận.
Có được ngồi xem quá trình giám định không?
Tuỳ nơi. Một số nơi cho người yêu cầu có mặt ở phần khảo sát ban đầu, phần phân tích thường làm riêng. Nếu muốn có mặt, hãy hỏi trước, và hiểu rằng việc có mặt không nhằm tác động đến nhận định của người giám định.
Vì sao giám định viên gọi lại hỏi thêm về nguồn gốc món đồ?
Vì ở bước đối chiếu, dữ kiện nguồn gốc giúp thu hẹp hoặc loại trừ khả năng. Câu hỏi thêm thường xuất hiện khi quan sát trên hiện vật chưa khớp với tường trình. Trả lời trung thực, kể cả khi bạn không biết.
Kết luận "chưa đủ cơ sở" có phải phí giám định bị mất không?
Không hẳn. Chi phí trả cho công việc khảo sát, phân tích và đối chiếu đã thực hiện, không trả cho một kết luận theo ý muốn. Kết luận chưa đủ cơ sở vẫn là thông tin có giá trị, cho biết cần dữ kiện gì thêm.
Có thể yêu cầu không lấy mẫu mà vẫn giám định được không?
Được, bạn có quyền không đồng ý lấy mẫu. Khi đó người giám định chỉ dùng phương pháp không phá mẫu và có thể phải đưa ra kết luận thận trọng hơn. Hãy hỏi rõ việc không lấy mẫu ảnh hưởng thế nào đến câu hỏi của bạn.
Một hội đồng giám định thường gồm những ai?
Thường là những người có chuyên môn liên quan đến loại hiện vật, có thể thêm người về phân tích khoa học và tư liệu. Thành phần cụ thể tuỳ nơi và tuỳ món đồ. Văn bản kết quả thường ghi tên, chức danh người ký.