Chi phí và thời gian giám định cổ vật không có một con số chung, vì chúng phụ thuộc vào món đồ, câu hỏi giám định, phương pháp cần dùng, số người tham gia, việc có phải gửi mẫu đi phân tích hay không, và hình thức kết quả bạn cần. Một món đồ nhỏ, câu hỏi hẹp, chỉ cần khảo sát bằng mắt thì nhanh và nhẹ chi phí. Một món khó, cần phân tích nhiều phương pháp, cần hội đồng nhiều người thì lâu và tốn hơn hẳn.
Bài này không nêu mức phí, vì mức phí khác nhau giữa các nơi và thay đổi theo thời gian. Bài giải thích chi phí và thời gian được cấu thành từ những phần nào, giúp bạn hỏi đúng câu khi liên hệ, so sánh báo giá của các nơi một cách công bằng, và nhận ra những cách tính phí đáng ngờ. Mọi con số trong bài đều là ví dụ giả định để minh hoạ cách nghĩ.
Những phần cấu thành chi phí giám định
Không phải lần giám định nào cũng có đủ các phần dưới đây. Khi nhận báo giá, bạn có thể hỏi báo giá đó gồm những phần nào.
| Phần chi phí | Phụ thuộc vào | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tiếp nhận, xem hồ sơ | Độ phức tạp hồ sơ, số món | Có nơi tính gộp vào phí chung |
| Khảo sát bằng mắt | Loại hiện vật, số chuyên gia tham gia, thời gian xem | Phần nền, gần như luôn có |
| Phân tích không phá mẫu | Loại thiết bị, số vùng cần đo | Chỉ khi khảo sát chưa đủ |
| Phân tích cần lấy mẫu | Phương pháp, phòng thí nghiệm thực hiện | Thường tốn nhất, lâu nhất |
| Họp hội đồng, đối chiếu tư liệu | Số người, độ khó của kết luận | Với món khó hoặc mục đích pháp lý |
| Lập văn bản kết quả | Hình thức kết quả, số bản | Bản sao thêm có thể tính riêng |
| Đi lại khi giám định tại chỗ | Khoảng cách, số buổi | Hỏi cách tính trước khi hẹn |
| Lưu giữ hiện vật quá hạn | Số ngày quá hẹn nhận lại | Có nơi có quy định riêng |
Vì sao cùng một món mà nơi này báo khác nơi kia
Hai nơi giám định có thể báo chi phí khác nhau cho cùng một món đồ vì họ dự kiến làm những việc khác nhau. Nơi này định chỉ khảo sát bằng mắt và cho ý kiến; nơi kia định khảo sát, phân tích thành phần, rồi mới kết luận. Nơi này có một người xem; nơi kia có hai ba người cùng xem và ký. Báo giá thấp hơn không hẳn rẻ hơn nếu nó mua về một kết quả có giá trị khác.
Hình thức kết quả cũng tạo khác biệt. Một ý kiến chuyên môn cho gia đình tham khảo khác với một văn bản kết quả do nơi có tư cách theo quy định ban hành để nộp làm thủ tục. Nếu bạn cần loại thứ hai mà chọn nơi chỉ cấp được loại thứ nhất vì rẻ, có thể bạn phải giám định lại và trả hai lần.
Khi so sánh, hãy đặt các báo giá cạnh nhau theo cùng một danh sách: tiếp nhận, khảo sát, phân tích gì, ai tham gia, kết quả dạng gì, thời gian bao lâu. So theo danh sách thì mới thấy được mình đang so cái gì với cái gì.
Những yếu tố quyết định thời gian
Loại câu hỏi. Câu hỏi về chất liệu thường trả lời nhanh hơn câu hỏi về niên đại; câu hỏi "nắp có cùng bộ với thân không" có thể cần so sánh chi tiết hơn bạn nghĩ.
Có cần phân tích hay không. Khảo sát bằng mắt có thể xong trong một hai buổi làm việc. Phân tích, nhất là phải gửi mẫu ra ngoài, thường thêm nhiều tuần, tuỳ lịch của phòng thí nghiệm.
Lịch của người giám định. Chuyên gia giỏi một mảng thường không nhiều. Món đồ thuộc mảng hiếm có thể phải chờ người phù hợp có thời gian.
Hồ sơ đủ hay thiếu. Hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu tiết kiệm được những lần chờ bổ sung.
Mục đích kết quả. Kết quả cho thủ tục hành chính có thể cần thêm khâu kiểm duyệt nội bộ, chữ ký, đóng dấu theo quy trình của nơi cấp.
Mùa cao điểm. Có những giai đoạn nhiều người cùng đi giám định, ví dụ khi có thay đổi quy định khiến nhiều người muốn làm hồ sơ đăng ký. Hỏi trước để biết có phải chờ lâu hơn bình thường không.
Những câu nên hỏi khi liên hệ lần đầu
Hỏi đủ những câu sau trước khi giao hiện vật giúp tránh bất ngờ về sau. Ghi câu trả lời lại, tốt nhất là đề nghị nơi giám định trả lời bằng văn bản hoặc ghi vào phiếu yêu cầu.
- Chi phí dự kiến gồm những phần nào; phần nào cố định, phần nào chỉ phát sinh nếu cần.
- Khi nào thì cần phân tích thêm, và nếu cần thì có báo trước để bạn đồng ý trước khi làm không.
- Thời gian dự kiến cho từng giai đoạn, và nếu kéo dài thì ai báo.
- Kết quả có hình thức gì, ai ký, có dùng được cho mục đích của bạn không.
- Thanh toán khi nào: trả trước một phần, trả khi nhận kết quả, hay theo cách khác; nhận chứng từ gì.
- Nếu bạn rút yêu cầu giữa chừng, chi phí tính thế nào.
- Nếu kết luận là chưa đủ cơ sở, có cần làm thêm gì và chi phí tính ra sao.
Một nơi làm việc nghiêm túc trả lời được các câu này rõ ràng. Họ có thể chưa báo được con số chính xác trước khi xem hiện vật, nhưng phải nói được cách tính.
Những cách tính phí đáng ngờ
Có những dấu hiệu cho thấy bạn nên dè dặt. Thứ nhất là phí tính theo giá trị món đồ, kiểu một phần trăm của giá trị ước tính. Giám định không phải định giá; cách tính này tạo ra động cơ để người giám định nói món đồ quý hơn thực tế. Thứ hai là đòi chuyển toàn bộ phí trước khi bạn được gặp, được xem nơi làm việc hay ký bất kỳ giấy tờ gì, nhất là qua tin nhắn với người chưa từng gặp.
Thứ ba là phí "xem qua ảnh" cao bất thường kèm lời hứa cấp giấy. Một nơi có trách nhiệm biết rằng ảnh không đủ để kết luận, nên sẽ không cấp văn bản kết quả chỉ dựa trên ảnh. Thứ tư là phí rất rẻ đi kèm lời gợi ý "nếu là đồ thật thì bên này mua lại luôn" hay giới thiệu người mua. Khi người giám định đồng thời là người muốn mua, kết luận khó còn khách quan.
Thứ năm là các khoản phát sinh liên tục không được báo trước: hôm nay thêm phí phân tích, mai thêm phí hội đồng, mốt thêm phí "chứng nhận quốc gia". Những tình huống lừa đảo quanh giám định được bàn kỹ ở danh mục khác; ở đây chỉ cần nhớ: cách tính phí rõ ràng từ đầu là dấu hiệu của nơi làm việc tử tế.
Ví dụ giả định: hai cách đi cho cùng một món
Một gia đình ở Huế có chiếc bình men lam muốn biết có phải đồ xưa không, để quyết định có làm hồ sơ đăng ký cổ vật. Cách đi thứ nhất: chọn nơi báo giá thấp nhất, chỉ khảo sát bằng mắt, nhận về một tờ ý kiến chuyên môn. Đến khi làm hồ sơ đăng ký, cơ quan tiếp nhận yêu cầu kết quả của nơi có tư cách theo quy định, gia đình phải giám định lại.
Cách đi thứ hai: trước khi chọn nơi, gia đình hỏi cơ quan văn hoá cấp tỉnh về yêu cầu đối với kết quả giám định dùng cho đăng ký, rồi chọn nơi đáp ứng. Báo giá cao hơn cách thứ nhất, thời gian lâu hơn vì có thêm khâu đối chiếu và ký duyệt, nhưng chỉ phải làm một lần. Đây chỉ là ví dụ giả định; điều đáng rút ra là xác định mục đích trước rồi mới chọn nơi và so chi phí.
Trường hợp ngược lại cũng có: gia đình chỉ muốn biết cho yên tâm, không định làm thủ tục gì. Khi đó một ý kiến chuyên môn của người có kinh nghiệm, ở mức khảo sát bằng mắt, có thể là đủ, và không cần bỏ chi phí cho những phép phân tích không phục vụ mục đích của mình.
Giữ chứng từ và ghi chép chi phí
Mỗi khoản đã trả nên có chứng từ: phiếu thu, hoá đơn, hoặc ít nhất là biên nhận ghi rõ khoản gì, bao nhiêu, cho việc gì, có chữ ký. Lưu chứng từ cùng hồ sơ của món đồ. Nếu có tranh chấp về kết quả hay về chi phí, chứng từ là căn cứ; nếu sau này món đồ được chia thừa kế hay chuyển nhượng, những chi phí đã bỏ ra cho hồ sơ cũng là thông tin hữu ích cho người nhận tiếp.
Khi đồ là của chung gia đình, ghi rõ ai đã trả, trả bao nhiêu, và các thành viên đã thoả thuận chia chi phí thế nào. Chuyện nhỏ này đôi khi lại là nguyên nhân bất hoà nếu không ghi từ đầu. Với đồ thờ của dòng họ hay của làng, chi phí giám định nên được ghi vào sổ sách chung, công khai với các thành viên theo nếp của cộng đồng.
Chi phí ẩn nằm ngoài phí giám định
Khi tính một lần giám định tốn bao nhiêu, nhiều người chỉ nhìn vào báo giá của nơi giám định. Thực tế còn những khoản nằm ngoài: tiền đi lại, nhất là khi phải đi tỉnh khác hay đi nhiều lần; vật liệu đóng gói tử tế cho đồ dễ vỡ; bảo hiểm hàng gửi nếu gửi qua đơn vị vận chuyển; chi phí sao chụp, dịch giấy tờ cũ; chi phí chứng thực giấy uỷ quyền hay văn bản đồng ý của các đồng thừa kế ở xa.
Ngoài tiền còn có thời gian của chính bạn và của người đi cùng: buổi lập hồ sơ, buổi giao, buổi nhận, những lần nghe điện thoại hỏi bổ sung. Với gia đình mà các thành viên ở nhiều nơi, phần thời gian này đôi khi còn lớn hơn phần tiền. Lên kế hoạch gom việc, ví dụ lập hồ sơ cho mọi món trong một lần, lấy đủ chữ ký trong một dịp họp mặt, giúp giảm đáng kể những khoản ẩn này.
Cũng nên tính đến khoản có thể phát sinh sau giám định: nếu kết quả cho thấy món đồ cần được bảo quản đặc biệt hay cần phục chế, đó là một khoản riêng, do người làm bảo quản thực hiện. Biết trước điều này giúp gia đình không bất ngờ, và không quyết định vội ngay khi vừa cầm kết quả trên tay.
Câu hỏi thường gặp
Giám định cổ vật hết bao nhiêu tiền?
Không có mức chung. Chi phí tuỳ món đồ, câu hỏi, phương pháp, số người tham gia, có phân tích hay không và hình thức kết quả. Hãy hỏi nơi giám định cách tính và những phần cấu thành trước khi giao hiện vật.
Vì sao có nơi tính phí giám định theo phần trăm giá trị món đồ?
Cách tính này đáng dè dặt vì giám định không phải định giá, và nó tạo động cơ để kết luận có lợi cho mức phí. Nơi giám định nghiêm túc thường tính theo công việc thực hiện, không theo giá trị ước tính của món đồ.
Có nên chọn nơi giám định rẻ nhất không?
Chỉ nên so khi các báo giá cùng một phạm vi công việc và cùng hình thức kết quả. Nếu bạn cần kết quả cho thủ tục hành chính, hãy chọn nơi đáp ứng yêu cầu của cơ quan tiếp nhận trước, rồi mới so chi phí.
Giám định qua ảnh có rẻ và nhanh hơn không?
Xem qua ảnh có thể nhanh, nhưng chỉ dùng để sàng lọc ban đầu, không thay được việc khảo sát hiện vật thật. Nơi có trách nhiệm không cấp văn bản kết quả chỉ dựa trên ảnh, nên đừng trả phí cao cho dạng xem này.
Rút yêu cầu giám định giữa chừng có được hoàn phí không?
Tuỳ thoả thuận ban đầu và phần việc đã làm. Hỏi điều này ngay từ lúc ký phiếu yêu cầu và đề nghị ghi rõ vào giấy tờ, để không phát sinh tranh cãi khi muốn dừng.
Vì sao giám định bị kéo dài hơn hẹn?
Thường do cần thêm phân tích, phải gửi mẫu ra phòng thí nghiệm bên ngoài, chờ chuyên gia phù hợp, hoặc hồ sơ cần bổ sung. Nơi giám định nên báo cho bạn khi thời gian thay đổi và nói rõ lý do.